Rambler's Top100
 
Статьи ИКС № 10 2012
Александра КРЫЛОВА  16 октября 2012

ЕСМ – средство с омолаживающим эффектом

Обработка фрагментированной, неструктурированной или слабоструктурированной информации (табличных документов, графиков, чертежей, видео- и аудиофайлов), обязанной своим появлением разным устройствам и разным типам пользователей, – серьезный вызов для руководителей ИT-департаментов. Их задача состоит в том, чтобы в сжатые сроки такую информацию собрать, обработать, проанализировать, а затем передать тем звеньям цепочки управления, которым она необходима, либо на хранение.

О том, что существенно упростить работу с неструктурированной информацией позволяют системы ECM (Enterprise Content Management), известно давно. Однако сегодня, когда доля «тяжелого» контента внутри компаний неуклонно растет, эта концепция и сумма обеспечивающих ее технологий переживают второе рождение и движутся в сторону интеграции с системами BPM (Business Process Management) и BI (Business In-telligence) и в сторону мобильности.

Поиску ответов на вопросы, готов ли российский рынок к внедрению ECM и какие вертикальные рынки уже сейчас с помощью таких систем находятся на гребне информационной волны, мы и посвящаем тему этого номера «ИКС».

Начать разговор хотелось бы с определения и разграничения понятий, часто пишущихся в России рядом – СЭД/ECM, – чтобы преодолеть

Трудности перевода

Сам факт, что одно из обозначений систем написано кириллицей, а второе – латиницей, наводит на мысль, что системы электронного документооборота, СЭД – явление чисто российское, тогда как EСМ-системы пришли к нам из-за рубежа. Однако это не совсем так.

История внедрения систем электронного документооборота началась в России с автоматизации работы канцелярии – с регистрации входящих и исходящих документов, управления поручениями, контроля выполнения задач – словом, с документационного обеспечения управления. Если СЭД можно охарактеризовать как информационную систему, повышающую эффективность работы организации с помощью средств управления документами, то ECM, согласно определению Gartner, – это целый набор технологий, в котором, помимо управления документами, есть управление образами документов, электронными записями, веб-контентом, а также средства коллективной работы. «Системы электронного документооборота решают определенную прикладную задачу, они могут использовать ECM в качестве технологической платформы», – поясняет связь терминов Вадим Ипатов («ИнтерТраст»).

У заказчиков – свое видение различий между СЭД и ECM. Александр Касаткин (EMC) сформулировал его так: «Когда компания находится на среднем уровне развития, она приходит к поставщику с вопросом: «Как нам внедрить ОРД?». Если же ее уровень выше среднего – она задумывается о развитии системы ECM». Любопытно, что в качестве синонима СЭД использовался термин ОРД – организационно-распорядительный документооборот. По мнению Александра Аксельрода («КОРУС Консалтинг ДМ»), автоматизация ОРД, договорной деятельности и создание электронного архива – таков перечень основных задач, для решения которых внедряются сегодня ECM-cистемы в России.

Таким образом, в России СЭД и ECM образуют тандем. В этом тандеме зарубежные поставщики EСM-систем и российские разработчики СЭД, с одной стороны, борются между собой в крупных проектах, а с другой стороны, поддерживают партнерские отношения, позволяющие использовать платформы для разработки прикладных решений. И эта фигура, как считают аналитики, есть

Отражение рыночной ситуации

По данным отчета IDC «Российский рынок ЕСМ 2012», объем ECM-рынка, включающего в себя тиражируемые программные продукты и услуги консалтинга, внедрения и обучения, в 2011 г. составил $277,2 млн. По темпам роста – более чем на 20% в год – он обогнал и российский рынок ИТ, и глобальный рынок систем управления корпоративным контентом. Одна из его особенностей – преобладание на нем отечественных компаний-разработчиков.

По оценкам аналитиков, в 2011 г. около 60% рынка СЭД/ECM занимали пять компаний: EMC, «1С», Directum, Cognitive Technologies и Microsoft. И это при том, что на рынке активно работают и другие вендоры, признанные Gartner ECM-лидерами: IBM, Microsoft, Oracle, Open Text.

Свою оценку дала рынку компания DSS-Consulting, охарактеризовавшая в «Аналитическом обзоре российского рынка тиражных ECM-продуктов по итогам 2011 г.» достигнутые им результаты как рекордные за все 16 лет наблюдения. Согласно данным исследования, даже без учета «тяжелых» полнофункциональных ECM-платформ и заказных разработок на их основе совокупное количество завершенных проектов по внедрению программных решений СЭД/ECM в России впервые за несколько лет выросло. Количество установленных автоматизированных рабочих мест по сравнению с 2010 г. увеличилось на 46%; на 8% выросло число системных интеграторов, работающих в этом сегменте. Сегмент тиражных ECM-решений по итогам 2011 г. оценивается аналитиками DSS- Consulting в 2400–2600 успешно завершенных проектов и более чем 300 тыс. автоматизированных рабочих мест.

Заключения аналитиков подтверждает и высокая самооценка участников рынка СЭД/ECM. Так, по словам Михаила Шухардина (Directum), прирост бизнеса компании в 2011–2012 гг. составил 40%. На 20% выросло ECM-направление в «Ай-Теко», о 15%-ном приросте за этот период сообщила Optima software.

Даже косвенные оценки развития бизнеса формулировались участниками рынка таким образом, чтобы в реальности роста ни у кого сомнений не возникло. «Динамика положительная, а о конкретных цифрах можно будет говорить в конце года», – ответил на вопрос о темпах роста бизнеса Олег Бейлезон («Логика бизнеса 2.0»). «Количество пресейлов 2012 г., в которых мы совместно с компаниями определяли ECM-стратегию, увеличилось по сравнению с прошлым годом вдвое», – заявил Алексей Рощин («Инфосистемы Джет»). А компания IBS Platformix отметила, что проекты по внедрению систем управления корпоративным контентом в 2012 г. вошли в Топ-10 проектов развития экспертизы и продвижения в продажах.

Вместе с тем, как показали результаты опроса, проведенного IDC в 1300 крупных российских компаниях, внедрения ECM-систем, охватывающие все 100% сотрудников, пока носят в России точечный характер. Да и функциональность таких решений ограничена. По оценке Леонида Алдошина (Cognitive Technologies), спрос на полномасштабные всеобъемлющие системы еще не сформирован, хотя вендоры все равно в этом направлении движутся. «В ожидании роста спроса системы управления корпоративным контентом и системы управления бизнес-процессами развиваются в сторону расширения набора возможных модулей», – отмечает он.

Таким образом, несмотря на то что доля проектов внедрения СЭД по-прежнему превышает долю проектов внедрения систем ECM, спрос на последние в российских компаниях неуклонно растет. Однако до сих пор есть организации, где топ-менеджеры задаются вопросом:

Зачем нужен ECM?

«Для того, чтобы правильно воспользоваться глобальным трендом роста доли неструктурированного контента в мировых информационных ресурсах, – на правах поставщика полнофункциональных платформ для систем управления корпоративным контентом отвечает Дмитрий Лактионов (IBM). – Если ECM-решение по каким-то причинам в компании не применяется, это означает, что организация использует лишь 10–15% всего объема полезной информации».

Для того, чтобы научиться управлять огромными массивами разнородного контента – цифровыми документами, образами бумажных документов, электронными записями и некоторыми другими, считают эксперты Oracle. Чтобы автоматизировать их, а потом экономить свои средства за счет оптимизации рабочего процесса и повышения качества обслуживания клиентов.

«Зачастую, – констатирует Сергей Полтев (ЭОС), – внедрение ECM-решений становится отправной точкой для осмысления происходящего в компании и поиска путей повышения эффективности. И наоборот, эффективное управление, как правило, требует современных ECM-инструментов».

Кроме того, внедрив ECM, заказчики получают ключ к решению сразу многих задач. Им становятся доступны мгновенный точный срез объема и структуры данных, аналитические отчеты по жизненному циклу информации на предприятии, снижение стоимости ее хранения, обеспечение ее безопасности.

Однако, несмотря на осознание всех этих преимуществ заказчиками, понятно, что из множества видов неструктурированного контента, которым можно управлять на платформе ECM, они выбирают лишь небольшую часть, расставляя таким образом

Приоритеты

В зоне внимания компаний, задумавшихся о возможности внедрения ECM-системы, должно находиться развитие средств интернет- и мобильных коммуникаций (чатов, мессенджеров, SMS), а также соцсетей и вики-ресурсов, в которых создается значительная часть неструктурированного корпоративного контента. Но в силу ли формализованности российского стиля управления или же потому, что крупные корпоративные клиенты предпочитают сначала автоматизировать процесс управления неструктурированным контентом на более важных для бизнеса участках, а может быть, просто из-за ограниченности средств, этого не происходит. В зависимости от типа бизнеса используется либо один, либо несколько компонентов ЕСМ. Кто-то строит систему управления документами, кто-то – систему управления образами документов, кто-то сосредоточился на управлении потоками работ и создании базы знаний, кто-то – на построении решения для совместной работы, а кому-то не надо ничего, кроме обработки видео.

Об этом говорит и опыт российского разработчика систем СЭД/ECM, компании Directum. «Большинство заказчиков желают автоматизировать не более трех задач, – констатирует М. Шухардин. – Делопроизводство, архив документов, управление договорами – вот типовое ожидание коммерческих структур».

В импровизированном шорт-листе запросов крупных компаний, составленном «ИКС» по результатам опроса участников рынка, также оказались электронная почта (это признали почти все), корпоративный портал, электронные документы, средства совместной работы, файловые ресурсы, базы данных. Ряд других, оригинальных мнений собран в Дискуссионном клубе «ИКС». .Лидером по частоте обращений заказчиков по поводу автоматизации обработки различных видов корпоративного контента к производителям тиражных СЭД/ECM-продуктов и системным интеграторам оказалось управление созданием и вводом документов. На первое место по частоте обращений его поставили 46% респондентов «ИКС» и еще 31% – на второе (см. диаграмму).

Большинство опрошенных участников рынка сомневаются в существовании в России спроса на автоматизацию управления контентом, порожденным социальными медиа. «Я не верю, что SMS, чаты и соцсети потребуют автоматизированного управления на крупном предприятии, – заявил А. Касаткин. – А вот специфичным контентом, являющимся ключевым активом компании, – проектной информацией для институтов, информацией о месторождениях для нефтяных компаний, данными о клиентах для банков – они управлять готовы».

Таким образом, необходимость создания электронных архивов и хранилищ, управления финансовой и бухгалтерской документацией, словом, автоматизации процессов, обеспечивающих безостановочное развитие бизнеса, ясно осознает

Заказчик

Исполнителей этой роли может быть несколько: владелец бизнеса, топ-менеджер, ИТ-директор, руководитель функционального подразделения, которому требуется автоматизация управления неструктурированным контентом.

Полезный эффект от участия в инициации проекта внедрения EСM-решения первых двух фигур сомнений ни у кого не вызывает, особенно если они, во-первых, действительно хотят осуществлять контроль исполнительской дисциплины, понимать, насколько эффективно сотрудники работают с документами, иметь данные о том, сколько времени ими тратится на выполнение той или иной операции, чтобы потом, проанализировав их, попытаться оптимизировать бизнес-процессы. Во-вторых, если они готовы проявить свои волевые качества и быть последовательными.

А вот насчет выступления директора по информационным технологиям в роли лидера проекта автоматизации управления различными видами неструктурированного контента мнения расходятся. С одной стороны, как считает Александр Парамонов (IBS Platformix), четкое понимание того, как выглядит информация и как она ложится на инфраструктуру, – это стратегическая задача ИТ-директора. С другой стороны, CIO непросто вникнуть во все подробности автоматизируемого бизнес-процесса в том или ином функциональном подразделении. К тому же, как полагает Л. Алдошин, ИТ-директора могут и не хотеть менять действующую в компании инфраструктуру, а об ее эффективности у них голова болит меньше, чем у руководителей бизнеса.

Так что роли заказчика в большей степени соответствует руководитель функционального подразделения, работу которого по созданию и/или обработке неструктурированного контента планируется автоматизировать. Мы заострили на этом внимание потому, что от наличия лидера во многом зависит

Успех проекта

Исходя из своей практики – свыше сотни реализованных проектов по внедрению ECM, – Д. Лактионов утверждает, что основным слагаемым успеха является налаженная коммуникация между носителем бизнес-потребностей и специалистами, которые эти потребности преобразуют в реальную систему. «Если есть четкое понимание того, каким должен быть результат, то проект будет успешным», – уверен он.

Разумеется, достижению заблаговременно определенной цели проекта также способствует наличие опыта и высокого профессионализма у занимающегося внедрением системного интегратора. Ну и, конечно же, выбор правильного решения, т.е. такого, в котором не просто заложены все необходимые функции, но есть некий запас «навырост». «Система ECM – это дорогостоящее инфраструктурное решение, – комментирует Сергей Колесник (ИВК), – поводом для его внедрения может послужить какая-то конкретная проблема, например переполнение хранилищ электронной почты. Но потом заказчик входит во вкус, у него появляется потребность в расширении функционала ECM-системы. И здесь важно, чтобы выбранная платформа не “выдохлась”».

Поскольку ECM-системой в идеале должны пользоваться все сотрудники компании, то важными факторами успеха являются их обучение и пропаганда новых методов работы. Протесты персонала против автоматизации работы с контентом объяснимы: во-первых, частый результат внедрения ECM – сокращение штата. Например, в одном из проектов, реализованном «КОРУС Консалтинг ДМ» в крупной компании, после внедрения системы СЭД/ECM оно составило 30%.

Во-вторых, современные ECM-системы позволяют грамотно выстроить систему отчетов по операциям с тем или иным контентом в разрезе, комфортном для руководителя. Он может получать информацию о количестве выданных и выполненных/просроченных поручений по каждому сотруднику в любой заданный интервал времени. Понятно, что сами сотрудники от этого не в восторге. Но если увязать эти показатели с размером премий, то исполнительская дисциплина в компании повышается на порядок.

Так что волевые качества руководителя и его глубокая заинтересованность в том, чтобы все сотрудники работали в системе, можно считать одним из решающих факторов успеха. А оценить этот успех – эффективность внедрения ECM-решений – можно по принципу, разработанному и применяемому для других информационных систем, например ERP. Алгоритм известен: определить цели, которых в результате проекта нужно достичь, и соответствующие KPI, замерить их на старте и через некоторое время после ввода системы в промышленную эксплуатацию. «Мы предлагаем заказчикам замерить, сколько в организации уходит времени на подписание договора до внедрения системы и после. Или сколько в среднем времени уходит у сотрудников на выполнение поручений, – рассказывает А. Аксельрод. – Если поразмыслить в этом направлении, можно много показательных KPI придумать».

Все это подтверждает, что внедрение ECM-системы для автоматизации управления информационными потоками и оптимизации бизнес-процессов, их порождающих, производит на компании, которые смогли до конца пройти через его горнило, своеобразный омолаживающий эффект, выражающийся в повышении продуктивности.  

Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!
Поделиться: