• Новости
• Блоги
• Аналитика
• Новости компаний
• В СНГ и в мире
• Анонсы

Ставка на сервисный подход

Современный крупный бизнес ставит перед ИТ комплексные задачи по управлению корпоративным контентом, требуя автоматизировать весь его жизненный цикл – от регистрации документов до их уничтожения, – убежден Вадим СТЕПАНОВ, начальник отдела развития систем документооборота и корпоративного контента компании «МегаФон».

Решение таких комплексных задач возможно только на основе процессно-сервисного подхода. Его применение заставляет ИТ выходить за функциональные рамки отдельных СЭД и повторно использовать сервисы документооборота для различных корпоративных систем.

При разработке стратегии развития систем документооборота «МегаФона» ECM-система – SAP xECM by Opentext – рассматривалась как одна из составляющих. Она была дополнена сервисами управления бизнес-процессами (OpenText BPM), оптического распознавания бумажных документов (Kofax) и электронной подписи («КриптоПро»).

Сервисный подход к архитектуре системы управления корпоративным контентом позволил обеспечить интеграцию с ключевыми информационными системами компании – ERP, биллингом – и реализовать требования, связанные с документооборотом, в рамках сквозных бизнес-процессов в тех системах, которые привычны пользователям. Это дало сотрудникам возможность совместно работать с документами, контролировать их версии, управлять правами доступа. Весь контент структурируется, каталогизируется, индексируется. Пользователи могут осуществлять сквозной поиск и оперативно получать информацию из любой области деятельности компании в соответствии с установленным уровнем доступа. Появляется возможность отследить весь жизненный цикл документа – от его инициализации до уничтожения в соответствии с установленными законодательными и отраслевыми нормами.

Для оценки эффективности ECM-решений мы анализируем три показателя: экономию времени (Т), сокращение затрат ($), повышение качества (Q) (рис. 1). Экономия времени сотрудников обусловлена автоматизацией деятельности, связанной с поиском и обработкой контента (например, согласованием и утверждением документов), с контролем исполнительской дисциплины (исполнения поручений). Сокращение затрат обеспечивается уменьшением расходов на приобретение, транспортировку и хранение бумаги и расходных материалов, на приобретение и обслуживание принтеров, факсов и т.п. Качество работы сотрудников повышается за счет автоматизации рутинных операций, углубленного анализа бизнес-задач благодаря доступности информации.

С точки зрения контроля эффективности также важно сокращение стоимости владения системой ECM. Мы используем показатель TCO на одного пользователя в год (рис. 2).

Сегодня системами управления корпоративным контентом в «МегаФоне» пользуются более 12 тыс. сотрудников, представляющих все бизнес-подразделения. Для менеджмента ведется разработка «мобильного офиса» руководителя, призванного обеспечить максимальную мобильность при работе с документами и аналитическую поддержку при принятии управленческих решений.

В соответствии с долгосрочными планами развития система ECM займет ключевое место в управлении контентом компании. С ней будут интегрированы все основные информационные системы, она станет единым ядром хранения и поиска всех видов корпоративного контента.