Rambler's Top100
Статьи ИКС № 10 2012
Антон ГАВРИН  16 октября 2012

Внедрять универсальную ECM-систему не будем

Так решили в компании «СТС-Медиа», исходя из своего опыта организации электронного документооборота. Антон ГАВРИН, директор департамента ИТ- и ТВ-технологий компании приводит аргументы в пользу принятого решения.

Антон ГАВРИН, директор департамента ИТ- и ТВ-технологий компании «СТС-Медиа» Логика и результаты «ревнедрения»

Электронное согласование документов внутри «СТС-Медиа» используется более трех лет. Первой СЭД, которую мы успешно эксплуатировали, была CompanyMedia производства «ИнтерТраст». В ней проходило согласование договоров, регистрировалась входящая/исходящая корреспонденция, приказы, перемещались разнообразные заявки, служебные записки и т.п. В качестве почтовой системы использовалась IBM Lotus Domino, и на тот момент выбор CompanyMedia был вполне обоснованным. Однако через некоторое время почтовый клиент Lotus перестал удовлетворять пользователей, и мы решили перевести корпоративную почту в Microsoft Outlook. При этом потребовалось заменить и СЭД, поскольку система CompanyMedia работает только на платформе IBM.

Основными критериями выбора новой системы электронного документооборота были удобство интерфейса и наличие веб-клиента. Мы остановились на продукте WSS Docs компании WSS Consulting – решении, построенном на платформе Microsoft SharePoint. Поскольку процедуры у нас были уже отлажены, ревнедрение прошло гладко и быстро: развертывание, настройка системы и перенос данных из старой системы заняли всего четыре месяца.

В результате мы получили систему с более удобным интерфейсом и главное – мобильностью для пользователей. Сегодня к СЭД ежедневно обращаются практически все подразделения компании для согласования договоров, подготовки внутренних служебных записок/заявок и протоколов совещаний. Поскольку в качестве клиента может использоваться  любой браузер (IE, Chrome, Safari), мы смогли интегрировать систему в интранет-портал, на котором уже размещены приказы, регламенты, шаблоны типовых бланков, а также реализован полнотекстовый поиск, и предоставить к ней веб-доступ.

Теперь сотрудник компании может попасть в СЭД с любого мобильного устройства, имеющего доступ в Интернет. Не секрет, что топ-менеджеры – основные согласующие лица – часто отсутствуют на рабочих местах. И мобильный доступ позволяет бизнес-процессам компании не останавливаться: документы согласовываются из любой точки мира.

Углубление и развитие

Следующий шаг в автоматизации управления контентом – внедрение электронного архива на платформе Microsoft SharePoint – позволил нам автоматизировать процессы сканирования и распознавания документов, их рубрикации и присвоения им метаданных, по которым осуществляется поиск. Основные пользователи этой системы: финансовые подразделения компании и исполнители по договорам, взаимодействующие с контрагентами, – имеют к электронному архиву удаленный интернет-доступ.

Благодаря внедрению этой системы уменьшилась зависимость бизнес-процессов от присутствия сотрудника на рабочем месте, прекратились «потери» документов, отпала необходимость в их разыскивании по рабочим столам и в «отлавливании» согласующих. Кроме того, финансовые службы получили возможность контролировать правильность оформления первичных документов, не запрашивая бумажные копии договоров у исполнителей, а сами исполнители могут быстро получить документарную информацию о состоянии своих отношений с контрагентами. Время предоставления первичных документов для аудиторских проверок сократилось с нескольких дней до часа.

Что планируем

В наших планах развития – интеграция СЭД с финансовыми системами для обеспечения автоматизированного бюджетного контроля при согласовании договоров. Менее важна, но тоже актуальна интеграция системы согласования документов и электронного архива на уровне карточек договоров.

Также мы хотим, чтобы в процессе работы пользователь не переключался между различными формами, а находился в одном и том же привычном ему интерфейсе. Есть у нас и желание расширить область поиска документов на интранет-портале за счет интеграции в нее СЭД и, например, базы знаний из Service Desk.

Мы хотим реализовать в этом году переход к унифицированным коммуникациям на базе Microsoft Lync и в связи с этим ожидаем роста объема почтовых ящиков в корпоративной почтовой системе (пользователи склонны использовать клиентское приложение для хранения информации, в результате чего объем ящиков увеличивается, скорость индексирования падает, растет риск потери важных данных), поэтому на следующий год мы планируем развернуть систему архивации почты.

И не планируем

внедрять полноценную ECM-cистему, так как задача обработки неструктурированного контента пока перед нами не стоит: информация, находящаяся на сетевых файловых ресурсах, не является общекорпоративной и не требует пристального внимания. Мы считаем, что проще иметь несколько специализированных интегрированных между собой систем, чем одну универсальную, но трудно управляемую. Конечно, интеграция требует дополнительных затрат, но если грамотно подойти к процессу выбора и предварительно сформулировать требования к API будущей системы, то они вполне посильные. 
Поделиться:
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!