• Новости
• Блоги
• Аналитика
• Новости компаний
• В СНГ и в мире
• Анонсы

Три шага к автоматизации закупочной деятельности

Автоматизация закупочной деятельности стала насущной потреб­ностью для распорядителей бюджетных средств и предприятий с гос­участием. Компания ФОРС разработала систему, которая позволяет полностью автоматизировать ключевые процессы, связанные с закупкой товаров или услуг.

Внимание, закупки!

Вступление в силу закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (44-ФЗ) серьезно усложнило процесс закупок за счет бюджетных средств. Возросло число способов определения поставщиков, стало больше участников закупочного процесса. Поэтому в организациях, являющихся распорядителями бюджетных средств, начали создавать специальные структурные подразделения для осуществления закупок.

Закупочным законодательством установлены принципы эффективности государственных/муниципальных закупок, которые обеспечиваются целым комплексом мер, включая обоснование закупок, планирование, нормирование, выбор способа определения поставщика и контроль исполнения контрактов. Соблюдение принципов открытости и прозрачности госзакупок, установленных ст. 7 закона 44-ФЗ, гарантируется, в частности, путем размещения всей информации о жизненном цикле закупки, за исключением сведений ограниченного доступа, в единой информационной системе zakupki.gov.ru.

Законодательство требует соблюдения определенных регламентов, в том числе касающихся сроков размещения информации, в ИС zakupki.gov.ru. Невыполнение или ненадлежащее выполнение этих требований влечет за собой административную ответственность организаций и должностных лиц. Многие организации часто платят штрафы за несоблюдение сроков и порядка размещения информации о закупках. Кроме того, закупочный процесс от планирования до заключения контракта из-за своей сложности продолжается долго, закупить нужные товар или услугу вовремя получается не всегда. Поэтому автоматизация этой деятельности стала для госучреждений насущной потребностью.

На рынке появились соответствующие решения. Однако при выборе системы необходимо убедиться, что она выполняет свои главные задачи и обеспечивает:

• сквозное сопровождение закупки по всему ее жизненному циклу;
• коллективную работу участников закупочного процесса над одним документом;
• контроль сроков размещения информации о закупках;
• возможность размещения информации в единой ИС zakupki.gov.ru.

Внедрение ИС, поддерживающей закупочный цикл, позволяет своевременно удовлетворять потребности структурных подразделений в товарах, работах и услугах с необходимыми показателями цены, качества и надежности. При этом существенно повышается оперативность закупочных процессов, сокращаются непроизводительные затраты рабочего времени, устраняется дублирование и минимизируются риски потери информации. Тем самым обеспечивается полная прозрачность закупки для ее участников, что повышает подконтрольность целевого расходования денежных средств.

«Закупки» от ФОРС: первое знакомство

Разработанная ФОРС система «Закупки» предназначена в первую очередь для поддержки закупочной деятельности распорядителей бюджетных средств и предприятий с гос­участием (в соответствии с 223-ФЗ и 44-ФЗ), но может использоваться и в коммерческом секторе.

Все ИС, связанные с закупками, можно разделить на три категории:

1. Единая информационная система в сфере закупок (zakupki.gov.ru), портал поставщиков (zakupki.mos.ru) и другие региональные порталы закупок.
2. Электронные площадки для проведения торгов – otc.ru, Единая электронная площадка (roseltorg.ru), система торгов «Сбербанк-АСТ» (sberbank-ast.ru) и др.
3. Системы, которые автоматизируют процесс подготовки закупки и ведения заключенных контрактов и договоров внутри организации, например, «1С» и система, используемая в РЖД.

Системы первой и второй категорий не учитывают внутренние закупочные процессы организаций – подготовку и согласование документации, учет соисполнителей, мониторинг планируемых и фактически заключенных договоров, контроль исполнения контрактов. Информация, которая заносится в эти системы, хранится на серверах, не принадлежащих организации.

Для систем третьей категории важно информационное взаимодействие с системами первой и второй категории. Поэтому для больших организаций, особенно с госучастием, любое готовое решение будет недостаточным. Закупочный процесс очень сложен, и каждая организация осуществляет его по-своему. Система ФОРС «Закупки» полностью отвечает требованиям законодательства, но при этом ее можно подстроить под бизнес-процессы конкретной организации. Система отличается гибкостью и широким набором настроек для реализации требуемой функциональности (см. рисунок).

Система «Закупки» обеспечивает автоматизацию процессов подготовки и актуализации планов закупок, согласования и утверждения документации для размещения заказа и получения извещений о нем. В ней реализован мониторинг как исполнения контрактов, так и ведомственного закупочного процесса в целом. Одно из главных преимуществ системы, которая разрабатывалась с использованием специализированных справочников и классификаторов, в том, что конечный пользователь может самостоятельно ее настроить.

Система позволяет осуществлять непрерывное сопровождение контрактов по всему жизненному циклу – от согласования возможности закупки до завершения процесса с проверкой статуса исполнения обязательств. Ведется учет по многосторонним договорам с распределением обязательств между сторонами. Особое удобство дают графики выполнения обязательств, в том числе графики авансовых платежей и исполнения работ. В соответствии с пожеланиями заказчика настраивается порядок согласования документов и доступа к ним.

Система разработана на СУБД Oracle и имеет трехзвенную архитектуру. Данные хранятся в центральном хранилище, доступ к ним осуществляется через интернет-приложение. Возможна реализация на СПО.

Как происходит внедрение

Проект осуществляется в три этапа. Первый, предварительный этап – консалтинг. Это самый важный этап внедрения системы, во многом определяющий успех проекта.

Специалисты команды внедрения подробно исследуют отраслевую специфику заказчика, изучают внутренние процессы и регламенты предприятия. Они выявляют особенности закупочного процесса, присущие данной области. Например, если предприятие ведет закупки в рамках государственного оборонного заказа, то могут возникнуть ограничения на публикацию закупок, составляющих государственную тайну, накладываются особые условия на заключение контрактов с субподрядчиками, предъявляются особые требования к отчетности.

Далее проводится GAP-анализ. Консультант показывает уже существующее решение сотрудникам, отвечающим за закупочную деятельность, выясняет, как нужно доработать систему согласно внутренним бизнес-процессам организации. Он может предложить внести изменения в эти процессы. Консультант умеет разговаривать с пользователем на одном языке и объясняет, почему необходимо выбрать тот или иной путь. Невозможно консультировать заказчика без глубокого знания не только закупочного процесса в целом, но и его предметной области.

Также исследуется ИТ-ландшафт организации, выявляются системы, с которыми должна взаимодействовать система закупок: системы бюджетного планирования, электронного документооборота, учетные системы и др. Обеспечивается их интеграция. При этом в каждой отрасли могут быть свои специфические системы, с которыми должно быть налажено взаимодействие.

Второй этап – это этап подготовки, когда осуществляется настройка и/или доработка системы в соответствии с установленными спецификациями и в зависимости от объема выявленных на предварительном этапе требований.

Третий этап – собственно внедрение, в ходе которого заказчику устанавливается программное обеспечение, в том числе системное, проводятся первичная загрузка данных, причем как из сторонних систем, так и из таблиц Excel, тестирование и обучение пользователей.

Обычно такой проект длится от полугода до полутора-двух лет. Сроки зависят от нескольких факторов: под какой закон подпадает деятельность организации – под 44-ФЗ, под 223-ФЗ или под оба; участвуют ли в закупочном процессе сторонние организации, например, подведомственные. Тогда сложность проекта возрастает, и времени требуется больше. Кроме того, на длительность проекта могут оказывать влияние особенности, присущие конкретному заказчику.

Система в действии

Система «Закупки» успешно внедрена в Госкорпорации по космической деятельности. Там она охватывает закупочные процессы и по 223-ФЗ, и по 44-ФЗ, отслеживает все стадии жизненного цикла закупки, включая исполнение контрактов и контроль организаций, которым переданы права заказчика. Настроено информационное взаимодействие с порталом госзакупок, внутренней бюджетной системой, системой управления пользователями Аctive Directory для актуализации списка сотрудников и подразделений корпорации.

Облегченная версия системы внедрена в московском Парке Горького, где было создано единое информационное пространство для совместной работы сотрудников с различной информацией, поступающей и уже существующей в виде единой базы знаний по договорам, контрагентам, документам и их перемещениям. «Закупки» обеспечили не просто работу с договорами, но и ведение аналитической отчетности, став удобным инструментом внутрикорпоративного взаимодействия.