Rambler's Top100
Статьи
06 декабря 2019

Проектный менеджмент для сисадмина: оптимизация за 6 шагов

Как системному администратору облегчить свою работу и повысить ее эффективности в компании, чья деятельность лежит вне сферы ИТ? Опытом делятся специалисты оператора сети IP-телефонии компании SIPNET, которую иногда называют «русским скайпом».

Работа системного администратора не ограничивается техническими вопросами. Она также требует решения организационных и управленческих задач. 

Корень недопонимания 

Прежде всего определим причину возникающих проблем. Кратко ее можно сформулировать как «чужой среди своих». 

Системный администратор олицетворяет для коллег все, что так или иначе связано с компьютерами, оргтехникой и ИT вообще, а потому к нему нередко обращаются с просьбами, не входящими в его профессиональные обязанности и компетенции, от устранения неисправностей принтера до подготовки ИT-стратегии компании.

Кроме того, руководство зачастую не разбирается в технических вопросах и, как следствие, принимает по ним нерациональные решения. Для компании это означает высокие эксплуатационные риски, вероятные остановки работ, потерю данных и т.д. Для сисадмина – нескончаемый процесс ликвидации сбоев и аварий, которых при грамотной организации работы можно было бы легко избежать.

Оба этих момента обусловлены естественной разницей в технической подготовке сотрудников, устранить которую вряд ли возможно. Но даже при таких «стартовых условиях» системный администратор может одновременно и облегчить себе работу, и повысить ее эффективность. Разберемся, как это сделать за шесть шагов.

1 Определите, кто в компании принимает решения

А точнее, кто оказывает наибольшее воздействие на их окончательное принятие. Так, зачастую лицом, от которого зависит «быть или не быть», является не генеральный директор, собственник или акционер, а финансовый директор. Генеральный директор может не возражать против приобретения новых программ и оплаты курсов повышения квалификации. Но если финансовый директор будет не согласен, то он легко сможет убедить руководителя в том, что «сейчас не время» и лучше дождаться более благоприятных финансовых условий. Поэтому, если вы считаете, что компании нужен новый антивирус или новая АТС, в первую очередь обсудите это с тем руководителем, у кого в компании по интересующим вас вопросам наибольший авторитет.

2. Планируйте работу с учетом бизнес-процессов компании

Важно помнить, что главная задача системного администратора – обеспечение бесперебойной работы технического оснащения, а следовательно, всей компании. Поэтому никакие операции не должны наносить ущерба работе сотрудников. Заранее планируйте работы, проведение которых может приостановить функционирование каких-либо сервисов и программ, согласовывайте с руководством в письменном виде и заблаговременно предупреждайте о них коллег. Обратите особое внимание на задачи, например подготовку ежеквартальной отчетности, срок выполнения которых ни при каких обстоятельствах не может быть изменен. Как правило, они имеют фиксированный график.

В случае, если вы заранее предупредили о подобных работах и согласовали сроки, но в последний момент вас просят все перенести, проанализируйте возможные риски и донесите до сотрудников, какими негативными последствиями может обернуться изменение сроков.

3. Предлагайте новые решения

Проблемы обычно связаны с теми технологиями, которые либо уже сильно устарели, либо вообще не соответствуют предъявляемым требованиям и ожиданиям. Поэтому посмотрите, на каких участках можно использовать более современные и одновременно более отказоустойчивые решения. Так вы не только обеспечите бесперебойную работу компании, но и сильно сэкономите свое время в будущем.

Конечно, интеграция новых систем и программ требует расходов. Но именно здесь – при выборе решения, обосновании его эффективности и быстрой окупаемости – пригодится ваша профессиональная экспертиза. Главное – сразу же оговаривайте необходимые характеристики продукта, который рекомендуете.

Например: «Олег Геннадьевич, отдел продаж жалуется на связь – у всех уже HD-звук, а у нас не только треск и помехи, но и звонки постоянно срываются. Они просят с этим что-то сделать. Я провел анализ рынка и пообщался с коллегами, в том числе из «Газпрома», «Билайна», «Лукойла», а еще отдельно со знакомыми, которые недавно телемост с президентом организовывали. В качестве решения предлагаю подключить новую виртуальную АТС и при выборе ориентироваться в первую очередь на бесперебойную связь и чистый звук – так, чтобы даже при блокировках Роскомнадзора соединение не сбивалось».

При подобной развернутой аргументации руководитель скорее всего к вам прислушается, и в результате компания получит улучшенный сервис и, следовательно, увеличение продаж, а вы – больше свободного от многочисленных однотипных заявок времени.

4. Избегайте профессиональной терминологии 

Не стоит усугублять сложности взаимопонимания профессиональными терминами и сленгом. Если «дрова» и «апдейтить» еще могут быть понятны не посвященным в работу сисадмина коллегам, то уже «экзешник», скорее всего, вызовет вопросы. Поэтому в общении с коллегами-не-сисадминами придерживайтесь правила: чем проще, нагляднее и короче, тем лучше. Это в буквальном смысле поможет лучше друг друга понять и оперативно найти решение. 

Особенно это важно в ситуациях, когда вы не можете экстренно оказаться у рабочего места коллеги и своими руками решить его проблему, и вам приходится действовать удаленно, выполняя роль навигатора. Не вдавайтесь в объяснения деталей произошедшего: «Видимо, вылез баг после обновления плагина». Вместо этого действуйте в режиме пошаговой инструкции: «Открываем меню “Пуск”, выбираем программу с такой-то иконкой, заходим в “Настройки”…» и т.д.

5. Внедряйте инструкции

Регламентация – залог порядка, удобный способ самопроверки пользователя, хорошая страховка на случай «бытовой» неполадки и эффективный инструмент грамотного тайм-менеджмента. Например, простая пошаговая инструкция действий при подозрении на вирус нужна не только для решения проблемы как таковой, но и для грамотного тайм-менеджмента. При наличии инструкции вы можете попросить пользователя сначала самостоятельно пройти указанный алгоритм и подключить вас уже тогда, когда справиться с проблемой по инструкции ему не удалось. Вскоре такой порядок действий войдет у сотрудников в привычку, и количество поступающих к вам мелких запросов значительно уменьшится. Это особенно ценно, когда у вас внезапно из-за зависшей программы парализуется работа целого отдела.

6. Заранее обговорите, что вам платят за исправность, а не за количество устраненных неисправностей

«Лучший правитель тот, о котором народ знает лишь то, что он существует», – считал китайский философ Лао Цзы. То же можно сказать и о системном администраторе. Однако ряд топ-менеджеров рассуждают ровно наоборот: «Если ничего не ломается, за что мы платим сисадмину? Давайте возьмем стажера на удаленке – будет за всем присматривать. А проблемы будем решать по мере их поступления». Конечно, через пару месяцев вас скорее всего позовут обратно. Но лучше сразу донести до руководства, что именно отсутствие аварий свидетельствует о качественной работе системного администратора.
Поделиться:
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!