Rambler's Top100
Блоги Андрей ПРОЗОРОВ

Что на самом деле надо знать про PDCA?

  11 мая 2016 Страница персоны

На мой взгляд, цикл непрерывного совершенствования PDCA должен понимать, а лучше еще и применять каждый специалист по ИБ. Он кажется простым и понятным, но, на самом деле, идеи заложенная в нем наделены глубоким смыслом. Одним прочтением ISO 27001 для понимания модели не обойтись... Кстати, в версии 2013 года цикл PDCA не упоминается, авторы стандарта предлагают использовать любую модель непрерывного совершенствования, например, мою любимую из COBIT5 (про это писал тут и тут). Но еще лучше для понимания модели PDCA изучить книги Деминга (вот тут я делал небольшой обзор основных идей) и прочитать рекомендации по внедрению СУИБ в ISO 27003.

Но недавно нашел еще один полезный текст по теме PDCA в книге "BPM CBOK 3.0. Свод знаний по управлению бизнес-процессами". Привожу его практически полностью ниже.

Организации, обладающие зрелыми способностями к управлению процессами, управляют ими по замкнутому циклу с обратной связью, включающему планирование, проектирование, внедрение, исполнение, измерение, контроль и непрерывное совершенствование.

Литература изобилует жизненными циклами бизнес-процессов, описывающими управление с обратной связью. Независимо от числа фаз цикла и присвоенных им названий подавляющее большинство можно свести к циклу «Планирование - Действие - Проверка - Корректировка» (PDCA), популяризированного доктором Эдвардом Демингом в 1950е годы.

Plan

Назначение стадии «Планирования» цикла PDCA - убедится, что как контекст бизнес-процесса, так и внутреннее устройство процесса соответствуют стратегическим целям организации. 

Описание бизнес-контекста - это способ достичь глубокого понимания связи между процессом и его внешним окружением (еще посмотрите эту мою заметку про контекст в ИБ). Этот критически важный шаг в понимании целей процесса завершен тогда, когда получена как минимум следующая информация:

Потребитель процесса.

Выход процесса и ясное понимание того, почему он представляет ценность для потребителя.

Как процесс и его выход соответствуют миссии организации и работают на его стратегические цели (то есть как с точки зрения контекста процесс встраивается в вышестоящую процессу архитектуру).

Вход(ы) процесса и событие(-я), запускающие исполнение процесса, и каналы, по которым этот запуск может происходить.

Регулирующие положения - внешние или внутренние политики и правила, накладывающие ограничения на проектирование и исполнение процесса.

Исходные значения показателей результативности и эффективности (если речь идет о существующем бизнес-процессе).

Целевые показатели результативности и эффективности  будущей версии процесса.

После того как бизнес-контекст зафиксирован, можно приступить к проектированию внутреннего устройства процесса. Если он хорошо спроектирован, то в результате мы получим как минимум следующие четко сформулированные пункты:

Действия, составляющие процесс.

Осязаемые результаты и артефакты, создаваемые в ходе процесса, и состояния, через которые они проходят.

Информационные системы, задействованные в выполнении процесса.

Места выполняемых действий и места хранения относящихся к процессу материальных результатов и артефактов.

Специфические события, ограничивающие исполнение процесса.

Метрики и точки измерения показателей производительности процесса.

В дополнение к этому в хорошо спроектированном процессе расписаны связи между перечисленными выше компонентами процесса. Например, такие:

Какие роли отвечают за исполнение каких действий.

Какие действия производят какие результаты.

какие события какие действия запускают.

Какие действия выполняются на каких местах.

Какие результаты хранятся в каких местах.

Какие информационные системы обеспечивают какие действия.

В организации, которым недостает способности правильно организовать планирование, разработка процесса опирается на предположения и интуицию. Такие организации часто страдают от разнонаправленности усилий, политической борьбы, операционных конфликтов, разрывов цепочки создания ценности на функциональные анклавы, чувства оторванности от менеджмента, которое испытывают работники, и от неспособности добиться прогресса.

Do

Назначение стадии «Действие» цикла PDCA - внедрить процесс в соответствии со спецификацией, разработанной на стадии «Планирование», и приступить к его эксплуатации.

Внедрение процесса не ограничено каким-то определенным форматом, но, как правило, оно включает следующие действия:

Создание новых ролей и полномочий или модификация существующих.

Проектирование или реструктуризация функциональных подразделений.

Разработка или доработка информационных систем, включая функциональные приложения и автоматизацию процессов и потоков работ.

Разработка и внедрение вспомогательных средств, таких как стандарты на операционные процедуры, инструкции и руководства.

Открытие новых каналов и точек взаимодействия с клиентами.

Создание и внедрение мониторинг показателей эффективности процесса, панелей показателей для контроля производительности, а также механизмов эскалации.

Стадия «Действие» цикла PDCA включает в себя также исполнение процесса с момента внедрения его в эксплуатацию. Другими словами:

процесс запускается инициирующими событиями;

процесс получает входы;

выполняются действия;

производятся промежуточные результаты;

конечные результаты процесса производятся и передаются по назначению.

Check

Назначение стадии «Проверка» цикла PDCA - измерить показатели эффективности процесса и сравнить их с ожидаемой эффективностью.

Секрет полезности метрик на стадии «Планирование» - правильная архитектура процесса на стадии «Планирование». Показатели эффективности процесса определяются ожиданиями потребителя. 

Стадия «Проверка» цикла PDCA служит механизмом измерения и сопоставления показателей с целевыми значениями.

Традиционные категории показателей эффективности:

Временные: пропускная способность, время цикла, доставка в срок.

Качество продукции: отсутствие дефектов, объем переделок, надежность продукции.

Качество услуги: гибкость, добросовестность, надежность.

Стоимость: трудозатраты, материальные затраты накладные затраты, стоимость переделок.

Удовлетворенность потребителя: соответствие восприятия продукции ли услуги ожиданиям.

Act

Назначение стадии «Корректировка» цикла PDCA - проанализировать и отреагировать в соответствии с собранными на стадии «Проверка» данными по эффективности процесса. Эта стадия обеспечивает качественное функционирование процесса, несмотря на изменения окружающей сред, и в ходе таких измерений гарантирует, что процесс можно непрерывно совершенствовать, добиваясь соответствия целевым показателям эффективности, которые тоже меняются во времени.

Могут выполнятся корректировки двух видов:

Действия с отдельными экземплярами процессов (вмешательство в реальном или близком к реальному времени).

Выявление и планирование изменений в описании и реализации процесса (то есть измерение того, как экземпляры процесса должны исполняться в будущей версии).

Стадия «Корректировка» включает в себя следующие действия:

Сбор и агрегирование данных и наблюдений, собранных на стадии «Проверка».

Анализ этих данных и составление списка критичных замечаний из списка (то есть требования к проекту будущей версии процесса).

Ранжирование и приоретизацию всех требований к будущей версии внутреннего устройства процесса, которые должны быть реализованы на следующей стадии «Планирование» цикла PDCA.

Из блога Андрея Прозорова

Поделиться:

Оставить свой комментарий:

Для комментирования необходимо авторизоваться!

Комментарии по материалу

Данный материал еще не комментировался.