Rambler's Top100
Все новости

В «Концерне «КАЛИНА» создан электронный архив на базе решения от «ИнтерТраст»

22 мая 2007
«Концерн «КАЛИНА» (г. Екатеринбург) приступил к промышленной эксплуатации системы «Электронный архив», разработанной на основе системы электронного документооборота CompanyMedia.

Огромный массив документов на предприятии, их децентрализованное хранение, увеличение и усложнение документопотоков способствовали возникновению сложностей в поиске необходимой информации, учете всех документов, получении достоверной информации о текущем состоянии документов и, вследствие этого, отсутствие у руководства целостной картины происходящего на предприятии или в отдельных структурных подразделениях;

Для ликвидации проблем было принято решение создать инфраструктуру хранения документов и управления ими: электронный архив документов.

Чтобы выбрать наиболее подходящий для себя программный продукт, специалисты концерна «Калина» провели тендер. Основные требования, предъявлявшиеся к системе:
  • поддержка всех наиболее распространенных форматов электронных документов (текстовые, графические, аудио-, видео-файлы), возможность контроля типов всех вводимых в систему документов;
  • создание рубрикатора архива документов с древовидной структурой любого уровня сложности;
  • разграничение прав доступа на изменение документов;
  • установка ссылок с одного на другие, связанные с ним, документы;
  • протоколирование всех действий пользователей по внесению изменений в документы;
  • защита информации от несанкционированного доступа;
  • поиск документов по текстовым фрагментам и их совокупности, по атрибутам и их совокупности, поддержка возможности поиска только в актуальных версиях документов;
  • возможность расширения функционала системы до создания на ее основе системы электронного документооборота.


Рассмотрев все предложенные программные продукты, специалисты концерна остановились на системе «CompanyMedia-Библиотека электронных документов» от «ИнтерТраст». Помимо соответствия всем предъявленным требованиям, возможно также настроить или доработать систему, что позволяет учесть специфику бизнеса заказчика. Решение позволяет работать в компаниях со сложной, в том числе территориально-распределенной структурой, что позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. Реализация проекта внедрения системы была возложена на «Интермаст», бизнес-партнера «ИнтерТраст» в Екатеринбурге.

Проект начался в октябре 2006 года. Сотрудники «Интермаст» провели обследование потребностей подразделений и специалистов «Концерна «КАЛИНА», доработали «CompanyMedia-Библиотека электронных документов» в соответствии с пожеланиями заказчика, обучили пользователей и технических специалистов работе с системой. В марте система, получившая название «Электронный архив», была сдана в промышленную эксплуатацию.

Внедрение системы позволило обеспечить централизованное структурированное хранение важных для бизнеса документов, что упростило их поиск, учет, контроль исполнения, преемственность информации «от поколения к поколению», что положительно сказывается на управляемости концерна в целом.

На сегодняшний день в информационной системе «Электронный архив» работают сотрудники 10 групп маркетинга Концерна. Валерий Булевич, начальник отдела ИТ «Концерна «Калина»: «Возможность, используя систему, быстро найти необходимый документ, обеспечивает сохранность, актуальность и доступность для сотрудников Концерна хранимых документов, что позволяет более оперативно и качественно выполнять свои профессиональные обязанности». В будущем планируется увеличение пользователей системы за счет подключения к ней других подразделений Концерна, а также возможно создание на ее основе системы электронного документооборота.

22.05.2007

Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!
Поделиться:

Оставить свой комментарий:

Для комментирования необходимо авторизоваться!

Комментарии по материалу

Данный материал еще не комментировался.