• Новости
• Блоги
• Аналитика
• Новости компаний
• В СНГ и в мире
• Анонсы

Бухгалтерия без бумаги

Уже в ближайшие годы крупный бизнес может перейти на полностью безбумажную бухгалтерию. Опыт ОМК говорит о том, что это экономит время и деньги.  

Холдинг "ОМК" переходит к третьему этапу реорганизации процедуры бухгалтерского и налогового учёта, переводя документацию и архивы в электронный вид. Уже на даный момент за счёт реструктуризации штат бухгалтеров сократился в 2,5 раза, причем это произошло отнюдь не в ущерб  делу - в компании отметили, что благодаря внедреию современных технологий сократился и срок подготовки документации к налоговым проверкам. Сотрудники проходят дополнительное обучение. Здесь очень важен психологический аспект: должно перестроиться восприятие самого процесса, иными словами, бухгалтер должен абстрагироваться от бумажной системы.

Реализацией проекта занимается компания ЭЛАР - в основе электронного документооборта и электронной бухгалтерии, внедряемых в ОМК, лежит ЕСМ-платформа САПЕРИОН, позволяющая автоматизировать ключевые бизнес-процессы и обеспечивающая поиск, скоростной доступ и хранение файлов. Преимущество системы в том, что она позволяет образовывать единое информационное пространство на базе ERP и 1С, связанное с системой электронного архива.

ОМК выдвигала следующие требования к ИТ-платформе: высокая производительность; хранение  истории документов и файлов  различных форматов; невозможность изменения и удаления файлов, помещеных в архив; регламентированный доступ; прямое управление; отказоустойчивость. Система, разработаная ЭЛАР, отвечала всем этим критериям. Немаловажен и опыт корпорации: в её служебном  списке  автоматизация бухгалтерии таких компаний, как НЛМК, СУЭК, Henkel и Simens.  В самой ЭЛАР переход на безбумажный документооборот произошёл ещё в 2006 году с внедрением электронного архива ПБД. В 2007-2009 архив данного типа был внедрён в системы ТНК-ВР, СУЭК, РФФИ. В 2011 году — получение сертификата «Такском», оператором ЭДО, а в 2012 году — сертификата для сервиса «Диадок». В 2013 году планируется подключение сразу к двум операторам.

Запуск совместного проекта ОМК и ЭЛАР состоялся в августе 2010 года, второй этап начался в апреле 2011, а сейчас идёт подготовка к третьему. Уже настроена и запущена Система  электронного архива документов, созданы точки ввода и налажен бизнес-процесс движения документов. Среднее количество документов и пользователей только по Москве с июля по декабрь 2012 года составило  26 344 единиц ежемесячно. Интегрировались все учётные системы, включая программу бюджетного контроля «Система финансового менеджмента» и системы «Банк-клиент» обслуживающих банков. Наполнение Электронного архива из бумажного подразумевает залповый ввод — массовое сканирование, а также последующую ретроконверсию — специальную промышленную технологию перевода данных после сканирования данных различных форматов.

Директор по информационным технологиям ЗАО "ОМК" Алексей Митенков, также занимающий должность генерального директора ООО "ОМК-Аудит", прокомментировал состояние осуществления проекта на настоящий момент: "Проект на стадии развития: мы планируем рассматривать хранение не только текстовой, но и аудио- и видеоинформации, освещающей работу каждого сектора — архив предназначен для всех типов файлов. Аудиторские компании относятся положительно к отказу от использования бумажных документов: появляется возможность работать удалённо. При этом идёт аудио- и видеосъёмка всех процессов. Чрезвычайно важна функция невозможности удаления документов, дабы избежать несанкционированного манипулирования. Также при попадании документа в архив его изменение уже невозможно. У налоговых служб  и аудиторов есть свои профайлы доступа, которые гибко настраиваются под каждого проверяющего. Облегчает работу прямое управление оборудованием, а также отслеживание всех бизнес-процессов холдинга. Мы работаем в системе ЕRP, поэтому любые платежи и другие операции контролируются".

Стремление компаний к модернизации форм хранения архивов и  бухгалтерской документации отразилось в 2010 году на  законодательном уровне  изменениями в НК РФ закреплением права на использование электронной ПБД, в 2011 году — в Постановлениях правительства относительно порядка ведения и оформления счетов-фактур, а также в 2012 году вышли распоряжения и приказы ФНС.

Электронная бухгалтерия повышает не только контролируемость и прозрачность всех составляющих холдинга, но и консолидирует информацию по финансовым потокам всех бизнес-единиц, потому что даёт возможность увидеть всю структуру наглядным образом, не перекладывая при этом кипы бумаг на столе. Такая возможность особенно актуальна для крупных территориально распределеных компаний.  Средний, а тем более мелкий бизнес вряд ли когда-либо перейдёт на безбумажную документацию.

Сергей Баландюк, президент компании ЭЛАР, в беседе с корреспондентом IKSmedia отметил: "Полный переход предприятий на электронную документацию при взаимодействии с налоговой — если говорить об этом процессе — может произойти лет через пять. Но речь идёт о крупном бизнесе. Мелкие и малые предприятия никогда не перейдут, потому что есть законодательство, согласно которому нельзя заставить покупать человека сканер, если он не хочет. Упомянутый переход — очень большая нагрузка, поэтому и останется сектор, который никогда не перейдёт на эту систему и останется в бумажном виде. И это абсолютно логично. Если брать горизонт пяти лет, то будут качественные изменения у многих компаний при общении с налоговыми службами, а также это коснётся отношений предприятий и поставщиков. Допустим, ритейлы, взаимодействуют, к примеру, с 10 000 поставщиками и количество поступающих документов их не устраивает. И им проще как покупателю установить правило приёма документации только в электронном виде. И вот этот процесс тоже произойдёт, только продлится чуть дольше. Но бумага всё рано останется: заявления, письма — пенсионер не будет печатать на компьютере, даже такой продвинутый, как сейчас. Что касается защиты, то её полностью должна обеспечивать инфраструктура: от вирусов, от потерь документов — резервное копирование. Это многофункциональная система безопасности.  Вирусные атаки были, но так как это локальная сеть, доступ из Интернета удастся только крайне гениальному хакеру". 

Оставить свой комментарий:

Комментарии по материалу