Rambler's Top100
 
 
Все новости Новости компаний

Больше, чем просто СЭД

04 июля 2017

«Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» завершил переход на новую систему электронного документооборота.  Новая СЭД охватила не только функции делопроизводства, но и автоматизировала ряд бизнес-процессов, позволив перейти к документационному управлению.

Для системы электронного документооборота используется российская платформа  Docsvision. Исполнителем проекта стала компания «Диджитал Дизайн».

Первое знакомство сотрудников ГУП «ТЭК СПб» с СЭД произошло в 2009 году. Выбор был сделан в пользу системы на платформе иностранного производителя. За это время требования изменились, нагрузка увеличивалась, скорость и объемы документационного взаимодействия выросли, система перестала удовлетворять требованиям пользователей.

Новая СЭД охватила не только функции делопроизводства, но и автоматизировала ряд бизнес-процессов: организацию и управление совещаниями, контроль исполнения протокольных поручений, заявки сотрудников на техпомощь, расходные материалы и др. В самостоятельный большой блок в системе выделена функция согласования конкурсной документации. Эта функция ускоряет процесс работы над документацией для участия в государственных закупках и способствует снижению количества ошибок.

При том, что функциональные возможности системы значительно расширились, стоимость владения отечественным ПО и затраты на его обслуживание стали существенно ниже. 

Для «безболезненного» перехода на новую систему без снижения качества работы в СЭД были реализованы «личные кабинеты» сотрудников – индивидуальное рабочее пространство. Личный кабинет с удобным пользовательским интерфейсом обеспечивает быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации, позволяет просматривать и выгружать отчеты.

«Помимо обновления и функционального усовершенствования системы, перед нами стояли задачи осуществить быструю и качественную интеграцию новой СЭД в непростой корпоративный ИТ-ландшафт ГУП «ТЭК СПб», – рассказал о процессе работы над проектом Игорь Катков, руководитель проекта со стороны ЗАО «Диджитал Дизайн».

Перед началом работ требовалось осуществить перенос всех данных, накопленных за 5 лет непрерывной эксплуатации предыдущей СЭД – в общей сложности более 1 миллиона документов. Проведенная специалистами «Диджитал Дизайн» оптимизация инфраструктуры и платформ предприятия позволила создать единое хранилище данных, соответствующее всем требованиям безопасности, а использование масштабируемой платформы Docsvision будет способствовать дальнейшему развитию хранилища. Также в ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована с корпоративными прикладными системами: 1С.Предприятие 8.2, Электронный архив и каталог ActiveDirectory.

Сейчас новую СЭД используют сотрудники главного управления ГУП «ТЭК СПб» и 4-х филиалов; ежедневно в системе работают более 800 пользователей, обрабатывается более 1000 резолюций.

«Мы создали универсальную систему, которая позволила заказчику не только решать традиционные задачи канцелярии, но и дополнительно оптимизировать и ускорить бизнес-процессы. Система облегчает управленческую работу, способствует повышению эффективности, развитию предприятия», — прокомментировал Игорь Катков.

«С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слаженную и комфортную работу с компанией «Диджитал Дизайн», профессионализм и оперативность работы специалистов», — рассказал Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга».

Поделиться:
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!

Оставить свой комментарий:

Для комментирования необходимо авторизоваться!

Комментарии по материалу

Данный материал еще не комментировался.