Rambler's Top100
Реклама
 
Все новости Новости компаний

Группа ЧТПЗ завершила пилотный проект внедрения системы DIRECTUM

04 июля 2018

За 8 месяцев команда внедрения провела миграцию данных из Documentum, автоматизировала 10 ключевых процессов документооборота в «Челябинском трубопрокатном заводе» и «Первоуральском новотрубном заводе», а также настроила интеграцию с несколькими ERP-системами. Проект охватывает 3 000 сотрудников в 15 городах.

В 2016 году руководство Группы ЧТПЗ — одного из крупнейших производителей трубной продукции с общей долей рынка 17,5% — задумалось о создании единой платформы электронного документооборота для всех предприятий группы. На тот момент в трубном дивизионе Группы ЧТПЗ использовали систему Documentum, и ИТ-специалисты рассматривали возможность ее тиражирования. Однако решение оказалось сложным для развития и не позволяло объединить все подразделения. Начался поиск новой системы: гибкой, масштабируемой, интегрируемой и безопасной.

«В 2016 году наши специалисты провели объемную аналитическую работу. Мы рассмотрели около десяти решений разных производителей, изучили опыт ведущих промышленных предприятий и остановились на DIRECTUM», — поясняет технический руководитель проекта Евгений Косарев.

Пилотный проект внедрения DIRECTUM стартовал в мае 2017 года и охватил трубный дивизион Группы ЧТПЗ: «Челябинский трубопрокатный завод» и «Первоуральский новотрубный завод». Основным способом доступа к системе стал веб-клиент, который дает пользователям возможность работать через любой браузер. Планировалось организовать взаимодействие сотрудников по ключевым задачам:
  • классическое делопроизводство и организационно-распорядительный документооборот;
  • работа с нормативными документами;
  • работа с документами интегрированной системы менеджмента;
  • управление совещаниями.
Отдельной задачей внедрения стала масштабная миграция ценных исторических данных, накопленных за 10 лет использования Documentum. При этом команде проекта было необходимо не только перенести данные в DIRECTUM, но и разработать варианты оптимальной организации бизнес-процессов — это и стало первым этапом внедрения.

Для формирования требований к системе было проведено первоначальное экспресс-исследование организации. Консультанты DIRECTUM лично пообщались с ключевыми специалистами заводов в Челябинске и Первоуральске и подготовили проектные решения с планом реализации поставленных задач в DIRECTUM.

Особое внимание уделили проектированию интеграции: было важно встроить СЭД в развитую ИТ-инфраструктуру предприятия. В компании внедрено несколько экземпляров 1С, а также комплексная информационная система ЧТПЗ — ERP-платформа собственной разработки. ИТ-специалисты реализовали взаимодействие DIRECTUM с этими решениями в части контрагентов и кадровой структуры.

Помимо этого, для модуля «DIRECTUM: Управление совещаниями» были доработаны механизмы интеграции с почтовым сервером Microsoft Exchange. Совещание инициируется в уже привычном для пользователей Microsoft Outlook, а затем информация отправляется в DIRECTUM для создания необходимых документов. Для того чтобы избежать двойной работы, все решения по совещаниям теперь фиксируются в карточке DIRECTUM, из которой автоматически формируется и протокол, и задачи на исполнение.

Первыми с решениями на базе DIRECTUM познакомились участники рабочей группы трубного дивизиона Группы ЧТПЗ: руководители ИТ-подразделений, отделов по документационному обеспечению, договорной работе и других служб. Такой состав помог сформировать пул дополнительных пожеланий к системе от различных представителей бизнеса.

Следующим шагом стало освоение системы рядовыми пользователями. 1 500 сотрудников прошли дистанционное обучение. В изучении новых возможностей также помогли подробные инструкции, встроенные в интерфейс подсказки и собственная служба поддержки Группы ЧТПЗ из числа обученных администраторов:

«Мы надеемся, что сотрудники компании, которые успешно овладеют функциональностью системы, будут и дальше делиться своими знаниями и советами, помогая коллегам. Это позволит продуктивнее пользоваться новой СЭД», — комментирует руководитель проекта, начальник отдела документационного обеспечения Светлана Тронева.

С декабря 2017 года к работе в DIRECTUM приступили 3 000 человек: от рядовых сотрудников до руководителей высшего звена. Помимо веб-доступа пользователи имеют возможность работать в системе через мобильные приложения Solo и Jazz, находясь вне своего основного рабочего места и даже офлайн. Этап опытно-промышленной эксплуатации занял 4 недели и завершился к концу 2017 года.

По результатам проекта сотрудники отмечают, что нагрузка по обработке документов существенно снизилась. Рабочая группа получила опыт внедрения и использования DIRECTUM в трубном дивизионе. И тиражировать решение на нефтесервисный и ломозаготовительный дивизионы в первой половине 2018 года планируется уже силами специалистов группы.

Следующим этапом в системе будет реализована работа с документами коммерческой тайны. Отдельный проект автоматизации конфиденциального делопроизводства, который стартовал в апреле 2018 года, даст возможность учесть особые требования к хранению и обмену документами с грифом в электронном виде. Завершить разработку планируется летом 2018 года.
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!

Читайте также:

Актуализировано стратегическое направление цифровой трансформации в сфере госуправления

Минцифры получило поручения по итогам стратегической сессии

Почта России переходит на электронные путевые листы

Юридическим лицам хотят разрешить регистрироваться по адресу электронной почты

«Росатом» перевел отраслевую систему электронного документооборота на отечественную платформу

Оставить свой комментарий:

Для комментирования необходимо авторизоваться!

Комментарии по материалу

Данный материал еще не комментировался.