Rambler's Top100
Все новости

В «Трансмашхолдинг» внедрена КСЭД Company Media

06 июля 2007
«Трансмашхолдинг» завершил первую фазу проекта создания корпоративной системы электронного документооборота для головного офиса и 12 дочерних компаний на основе системы Company Media.

Большой объем документопотоков, высокие требования к скорости доведения управленческих решений руководства до непосредственных исполнителей, сложность делопроизводственных процессов (множественное согласование, сложный путь движения документов, многоуровневая система контроля), жесткие требования к контролю исполнения документов и поручений руководства на всех предприятиях, входящих в «Трансмашхолдинг», значительная их территориальная распределенность, – все эти факторы определили в 2005 году необходимость создания корпоративной системы электронного документооборота (КСЭД).

В августе 2005 года компания объявила тендер на выполнение работ по внедрению современной КСЭД. Система должна была обеспечивать регистрацию и ведение входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе организационных и распорядительных документов, с которыми работает аппарат управления компании; коллективную работу по подготовке документов; контроль исполнения документов и поручений, формирование отчетов; автоматизацию подготовки, учета, контроля и исполнения договоров.

В качестве специфических к системе выдвигались следующие требования:
  • КСЭД должна охватывать головную организацию (г. Москва), дочерние компании и их структурные подразделения;
  • КСЭД должна обеспечивать непрерывный цикл прохождения документа от его подготовки (создания) до списания в дело;
  • полное отсутствие или минимальное количество доработок в системе под специфику определенного заказчика (типовая система);
  • наличие системы дистанционного обучения пользователей;
  • возможность поддержки работы системы небольшим количеством специалистов;
  • простота работы пользователя в КСЭД.


Кроме того, критически важной была быстрота и относительная дешевизна внедрения КСЭД.

В сентябре 2005 года «ИнтерТраст» была признана победителем тендера. Предложенное специалистами «ИнтерТраст» программное решение CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих широкий спектр процессов: делопроизводство, документооборот, документоориентированные бизнес-процессы. Многолетний успешный опыт работы компании с крупнейшими российскими и зарубежными предприятиями свидетельствовал о высоком профессионализме специалистов «ИнтерТраст». Проект внедрения КСЭД стартовал в декабре 2005 года и включал в себя две очереди. В рамках первой очереди - «Внедрение КСЭД в ЗАО «Трансмашхолдинг» (с декабря 2005 по май 2006 г) - были осуществлены:
  • разработка нормативной, методологической и пользовательской документации для работы в КСЭД;
  • установка и настройка типовой версии CompanyMedia в головном предприятии «Трансмашхолдинг» на 30 рабочих местах пилотной группы делопроизводителей;
  • обучение специалистов, ответственных за внедрение CompanyMedia, и делопроизводителей;
  • обучение пользователей CompanyMedia с помощью системы дистанционного обучения «CompanyMedia-Корпоративный тренинг» силами ТМХ;
  • ввод КСЭД CompanyMedia в опытную эксплуатацию;
  • тиражирование доработанной CompanyMedia на другие подлежащие автоматизации рабочие места.


В рамках данной очереди была повышена исполнительская дисциплина за счет организации в системе регистрации и контроля исполнения документов и решений руководства предприятия; сократилось время на согласование документов за счет организации ведения этого процесса в электронном виде; упрощено и ускорено принятие управленческих решений за счет реализации автоматического информирования заинтересованных лиц о появлении новых необходимых документов.

Первый этап также позволил оценить необходимость и порядок внедрения КСЭД в дочерних компаниях холдинга. Для управления проектом внедрения КСЭД на предприятиях «Трансмашхолдинг» была создана исполнительная дирекция проекта. Кроме того, на каждом из предприятий был создан управляющий совет.

Дирекция проекта ТМХ с привлечением специалистов «ИнтерТраст» разработала единый стандарт в области работы с документами в холдинге. Создана методология последовательного внедрения КСЭД на предприятиях ГК «Трансмашхолдинг» (сначала внедрение КСЭД в аппаратах генеральных директоров предприятий, затем тиражирование на рабочие места сотрудников организации).

Методология предусматривала наличие в рамках внедрения КСЭД на каждом из предприятий идентичного набора работ, которые выполняются в определенной последовательности: обучение инструктора и администратора системы; адаптация нормативно-методологической документации; внедрение CompanyMedia; запуск системы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию. В рамках второй очереди «Внедрение КСЭД на предприятиях ТМХ» (с мая 2006 г. по май 2007 г.) к КСЭД были подключены сотрудники промышленных предприятий «Трансмашхолдинг» (12 организаций).

На первом этапе второй очереди (май-июль 2006 г.) CompanyMedia была установлена в аппаратах генеральных директоров 12 предприятий на 50 рабочих местах.

Второй этап второй очереди (август 2006-май 2007 гг.) представлял собой полномасштабное внедрение системы на данных предприятиях: подключение к CompanyMedia всех сотрудников, работающих с документами (в общей сложности более 1000 человек). Чтобы сократить сроки ввода системы в эксплуатацию, было организовано очное и заочное обучение с помощью специально разработанной системы «CompanyMedia-Корпоративный тренинг», которое проводилось уже силами обученных специалистов предприятий...

Выбранная стратегия внедрения КСЭД на предприятиях холдинга позволила максимально быстро создать «сквозную» систему электронного документооборота для более десятка входящих в «Трансмашхолдинг» компаний и, соответственно, получить более быструю отдачу от внедрения CompanyMedia.

Следует отметить активное участие в проекте исполнительной дирекции проекта, рабочих групп на предприятиях, а также партнеров «ИнтерТраст», которые привлекались к работам на этапе полномасштабного внедрения CompanyMedia в региональных предприятиях холдинга.

На сегодняшний день КСЭД CompanyMedia эксплуатируется в головной организации и 12 основных предприятиях «Трансмашхолдинг» (Брянск, Пенза, Новочеркасск, Тверь, Санкт-Петербург, Коломна, Мытищи). В системе работает более 1000 сотрудников, из которых 10% - делопроизводители, остальные – руководители и ответственные исполнители.

Создание КСЭД позволило «Трансмашхолдинг» решить следующие задачи:
  • повысить эффективность управления компаниями за счет подключения к работе в системе всех сотрудников «Трансмашхолдинг», работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими принятых регламентов и процедур;
  • сократить время прохождения и исполнения управленческих документов по структурным подразделениям, ускорить обмен управленческой информацией между Головной компанией, зависимыми и дочерними предпритиями;
  • ускорить и упростить получение информации о текущем состоянии документа или делового процесса;
  • обеспечить максимальную прозрачность процессов обработки документов и заданий и возможность оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;
  • аксимально сократить оборот бумажных документов, обеспечить экономию людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;
  • сократить время поиска архивных документов и удешевление хранения бумажных документов за счет хранения их копий в электронном виде;
  • обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа и ликвидировать утечку информации, происходящую из-за неупорядоченного хранения больших объемов документов.


В планах - дальнейшее развитие системы: функционально и территориально, а также переход на новую – 3.3 – версию системы CompanyMedia.

06.07.2007

Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!
Поделиться:

Оставить свой комментарий:

Для комментирования необходимо авторизоваться!

Комментарии по материалу

Данный материал еще не комментировался.