Как сделать рабочие места более эффективными

Минувший год в целом доказал, что современные технологии и ИТ-инструменты дают компаниям возможность обеспечить необходимую эффективность независимо от того, где находится тот или иной сотрудник или даже целая команда. 

Перед владельцами бизнеса сегодня встает вопрос: нужно ли вернуть всех работников обратно в офисы, разрешить им по-прежнему трудиться удаленно или принять гибридную модель? Меньшее количество людей в офисе означает, что у предприятия снижаются офисные расходы. Например, можно сократить размер офиса, расходы на аренду, электроэнергию и т.д. Меньшее количество офисных сотрудников позволяет снизить риск распространения заболеваний: простуды, гриппа или COVID. 

Конечно, в удаленной работе есть трудности, Но с ними достаточно просто справиться. Устаревшее домашнее оборудование можно заменить. При необходимости — помочь обустроить дома рабочее место, хотя в домашних условиях совладать со всеми отвлекающими факторами и соблюдать трудовую дисциплину бывает нелегко. Однако гораздо больший стресс вызывают вынужденная физическая изоляция от команды и отключенность от рабочих процессов. 

Проблемой может стать разница во времени. Если удаленный сотрудник находится в другом часовом поясе, членам команды иногда приходится ждать несколько часов или даже целый день, чтобы получить простой ответ на вопрос. Когда все контакты с командой происходят виртуально, через Slack, видеозвонки, электронные письма и т.д., коммуникация требует дополнительных усилий. Тем более, если больше половины звонков и встреч не запланированы и проводятся спонтанно.

Гибридная модель позволяет одним сотрудникам работать удаленно, а другим — локально. Следует отметить один важный момент: гибридный подход не означает, что все сотрудники в течение недели будут четко разделять время на удаленную работу и работу в офисе. Это, скорее, необходимый гибкий стиль организации. Компания не переходит на полностью дистанционное управление, сохраняет офис и требует от сотрудников проводить в нем определенное время. При этом, например, сохраняется возможность нанимать кадры по всему миру. Или при необходимости давать спокойно сосредоточиться дома. В рамках гибридной модели могут быть созданы группы или отделы, которые по мере необходимости будут работать удаленно или в офисе.

Конвергенция рабочего и жилого пространств требует пересмотра функционала и оборудования. Современное домашнее рабочее место должно быть максимально продуктивным, чтобы человек мог трудиться так, как если бы он находился в офисе. В домашних офисах и на рабочих местах нужно уделять больше внимания акустике и освещению.

Хотя люди имеют возможность приходить в офис, им необходимо общаться и взаимодействовать с коллегами, находясь за его пределами. Сегодня удаленные команды могут использовать инструменты управления проектами и средства коммуникации, чтобы не только постоянно оставаться на связи, но и поддерживать ее высокое качество. Поэтому для бизнеса крайне важно иметь инструменты коммуникации, независимо от того, где в каждый конкретный момент находится необходимый сотрудник. Внедрение объединенных коммуникаций (UC) позволяет использовать одну платформу для доступа ко всему — облачным средствам связи, обмену мгновенными сообщениями, VoIP, телефонным системам и обмену файлами. Это помогает сформировать гибридную рабочую модель.

Гибкость, которую предлагают современные технологии удаленной работы, также сопряжена с новыми проблемами, особенно когда речь идет о видеозвонках и онлайн-встречах, занимающих большую часть рабочего времени. Без профессиональных средств коммуникации — спикерфонов, видеокамер, гарнитур с шумоподавлением — участие в видеоконференциях может превратиться в борьбу с фоновым шумом, отвлекающими факторами, неприятным освещением.

По данным Microsoft, более 70% сотрудников хотят, чтобы возможность удаленной работы сохранились, а более 65% стремятся проводить больше времени со своими коллегами. 66% лиц, принимающих бизнес-решения, рассматривают возможность перепроектирования физических пространств, чтобы лучше приспособиться к гибридным рабочим режимам. По оценкам Gartner, 82% руководителей компаний планируют разрешить своим сотрудникам время от времени находиться в удаленном режиме. 

К счастью, у гибридной модели меньше минусов, чем плюсов. И все минусы достаточно легко преодолимы при правильном планировании и подготовке. Инвестиции в интеллектуальные рабочие места, информационные системы и инструменты кибербезопасности могут обеспечить экономию затрат, предоставляя большую гибкость в том, где и как сотрудники выполняют свои задачи. Виртуальное сообщество поможет преодолеть разрыв между локальными и удаленными членами команды. Благодаря этому удаленные сотрудники не будут чувствовать себя изолированными и смогут воспринимать себя частью общей команды. Все это означает меньшую текучесть кадров и большую продуктивность.

Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!