Тендер как часть экспертизы проекта

Тендеры относят к неизбежным процедурам, которые предусмотрены регламентами публичных или государственных компаний либо обусловлены требованиями ответственных владельцев бизнеса, серьезно относящихся к финансовой прозрачности проекта и эффективности вложенных средств. Но в обоих случаях роль оператора закупки обычно отдается непрофильным подразделениям, чьи компетенции в области технической экспертизы полученных предложений существенно уступают компетенциям коммерческим и финансовым. А именно в технической экспертизе предложений заключен огромный потенциал для оптимизации проекта ЦОДа, обеспечения эксплуатационной надежности объекта.

Для ЦОДа главное – надежность. Поэтому классический подход «кто дешевле, тот и победил» здесь не работает. В тендерах для ЦОДа победитель должен выбираться среди участников (вендоров), техническая составляющая предложений которых максимально близка к требованиям технического задания. Определить таких вендоров может только профессиональная команда экспертов, способная детально проанализировать ТЗ и в регламентные сроки выявить ошибки и недочеты в технико-коммерческих предложениях участников закупки. А они, поверьте, нередко встречаются даже у известных и проверенных вендоров.

Анализ предложений – задача непростая. Возьмем, к примеру, систему холодоснабжения ЦОДа. Каждый элемент (чиллеры, прецизионные кондиционеры, холодные стены и т.п.) сравнивается отдельно и более чем по 50 параметрам. Конфигурация оборудования проверяется по основным и дополнительным опциям, которых может быть более 20–30. Кроме того, для большей наглядности и репрезентативности все сервисы и ЗИП приводятся к единому базису. Чиллеры разных производителей имеют различные базовые/дополнительные опции, и это существенно усложняет их сравнение и приведение к единому базису согласно требованиям закупки. Такая работа требует высокой вовлеченности целой команды профессионалов в области систем холодоснабжения.

Качество результатов тендера зависит от точности оценки технической части предложения. Вес технических составляющих должен быть как минимум не ниже веса финансовых, а детализация должна включать промежуточную оценку по всем элементам системы, сведенную к единому баллу. Если вернуться к системе холодоснабжения, то итоговый балл за технику складывается из оценки холодильных машин, прецизионных кондиционеров для каждого критического помещения, корректного набора опций, соответствия ЗИП регламентам технического обслуживания, а при необходимости соответствия оборудования требованиям Uptime Institute (в случае выбора иной конфигурации подход не меняется).

Еще один важный момент – правильно установить время проведения тендера. Заказчики отвечают за бюджет проекта, и большинство из них справедливо требуют фиксации выбора оборудования на как можно более ранних стадиях. Но, как правило, чем дальше продвинулась работа, тем выше уровень детализации, поэтому наиважнейшая задача оператора закупки – не допустить начала тендерной процедуры раньше, чем проект будет готов к этому с технической точки зрения, равно как и избежать затягивания сроков тендера. Сделать это можно только в том случае, если оператор закупки будет погружен в технические решения, начиная с ранних стадий проекта, а проведение тендеров будет входить в общий объем его работ.

Например, немаловажная часть тендера – согласование графиков поставки оборудования на площадку с графиком строительства ЦОДа. Такие факторы, как сроки проектирования, экспертизы, мобилизации строительства, подготовки объекта к монтажу оборудования, должны учитываться при формировании графика тендерных процедур, поскольку каждый вид оборудования ЦОДа имеет свой срок производства и свои условия хранения. Все эти параметры также должны учитываться оператором закупки, а именно теми его сотрудниками, кто отвечает за анализ коммерческой и финансовой части тендера.

По вышеперечисленным причинам есть смысл весь комплекс действий, связанных с закупкой оборудования для проекта ЦОДа, рассматривать как отдельную услугу и роль оператора закупки поручить команде профессионалов. При этом эффективность команды оператора закупки повышается в несколько раз, когда помимо тендеров она отвечает за полное техническое сопровождение проекта с ранних стадий (начиная с эскизного проектирования), включая сертификацию проекта в Uptime Institute (рис. 1).

 

Сегодня на рынке ЦОДов в России и странах ЕАЭС многие заказчики и операторы ЦОДов наращивают внутреннюю техническую экспертизу и используют ее в новых проектах ЦОДов в периметре своих компаний. Однако появление новых игроков, а также перманентная высокая загруженность технического персонала действующих объектов приводит к однозначному выводу, что профильный сторонний эксперт – оптимальный выбор для выполнения закупочных процедур. 

Что должен дать заказчику оператор закупки? В частности, детальный анализ технических предложений всех участников тендера. В нашей практике был случай, когда один из вендоров не смог подтвердить свои компетенции после выбора его победителем. Однако поскольку по предложению участника, занявшего второе место, была проведена полноценная техническая экспертиза, замена вендора практически не вызвала задержек в реализации проекта. 

Полный комплект документации, необходимый для перепроектирования системы, был подготовлен заранее и передан проектной организации в день принятия решения о замене вендора. Все недочеты в предложении вендора были устранены в течение месяца, поскольку подробный перечень недочетов был также сформирован заранее.

Не секрет, что вовлеченность вендора в проект зависит от того, обращается ли к нему известный на рынке игрок или же заказ, даже крупный, пришел от новичка. В последнем случае немало времени уйдет на то, чтобы вендор поверил в проект и им заинтересовался. Это время не будет потеряно зря, если проект изначально представит компания с именем и репутацией. И одна из задач оператора закупки – «зарядить» вендора на серьезную конкурентную работу с самого начала процедуры.

Специфические требования Tier III и особенно Tier IV устанавливают дополнительные критерии формирования комплекта тендерной документации. Проверка соблюдения вендорами требований Uptime Institute – важнейшая задача для оператора конкурса, поэтому объединение задач по сертификации и закупке ключевого оборудования ЦОДа в одних руках позволяет с минимальными временными и иными затратами получить от вендоров полный комплект материалов, необходимых, чтобы сформировать пакет документов для сертификации согласно Tier Certification of Design Documents.

Наши расчеты дают простой ответ – квалифицированного оператора закупки экономически целесообразно привлекать при проведении тендеров на основное оборудование инженерной инфраструктуры ЦОДов для объектов мощностью от 4–5 МВт. Если же закупка проводится в рамках работ технического консультирования, то здесь можно смело говорить о ЦОДах мощностью от 1–2 МВт (рис. 2).

 

Если тендерная процедура проводится в рамках генерального строительного или инженерного подряда, то положительный эффект от оператора закупки начинается с мощности 0,5 МВт.

Самый очевидный, но не ключевой результат – это прямой экономический эффект для заказчика. Например, в рамках недавней закупки оборудования основной инженерной инфраструктуры ЦОДа уровня Tier IV эффект составил +1270%. Иными словами, заказчик на закупке четырех позиций оборудования сэкономил денег в 12,7 раз больше, чем потратил на услуги оператора закупки. Конечно, можно возразить, что эксперт по закупкам в штате заказчика тоже может добиться существенного дисконта, но не все так просто. Проведение закупки профессиональным оператором позволяет наиболее корректно и эффективно интегрировать тендеры в процесс реализации проекта ЦОДа, учесть наибольшее количество факторов и достичь коммерческих целей заказчика.

***

Техническая экспертиза проекта – задача многогранная. Она включает в себя сопровождение проекта на всех стадиях, анализ документации, непрерывную выдачу рекомендаций всем участникам проекта. Интеграция в этот процесс процедуры закупки основного оборудования и услуг положительно скажется как на технической, так и на коммерческой сторонах проекта.

Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!