• Новости
• Блоги
• Аналитика
• Новости компаний
• В СНГ и в мире
• Анонсы

Офис с высоким IQ

Что мы понимаем под интеллектуальным офисом? Каким требованиям он должен отвечать, на чем не следует экономить при его организации и от чего можно отказаться? Экспертное мнение подкреплено практикой освоения технологических вершин «офисного интеллекта».

В современных офисных центрах класса А уже на стадии проектирования закладывается некая совокупность инженерных систем «умного» здания – теплообеспечения, энергоснабжения, безопасности, внутренних и внешних коммуникаций. На «коэффициент интеллекта» офисов прямо или косвенно влияют используемые ИТ-решения. При этом операторы, обслуживающие «умное» здание, гарантируют офисам лишь базовый уровень (телефонная связь, доступ в Интернет), а организация собственно интеллектуального офиса – это вопрос корпоративных потребностей, технологических амбиций и инвестиционных возможностей каждой конкретной компании.

Три драйвера

Второй драйвер – появление на рынке новых технологий и снижение стоимости существующих технологий и оборудования. Скорость сетевых подключений постоянно растет, возможности IP-телефонии и ее интеграции с другими системами и ИТ-сервисами расширяются – и этот процесс объективно стимулирует развитие сетевой инфраструктуры офиса.

Третий драйвер (и шанс, который не стоит упускать) – организация нового офиса компании или переезд офиса в новое место, что дает возможность критически оценить имеющуюся ИТ-инфраструктуру компании и предложить бизнесу внести в нее необходимые изменения, сделав инвестиции в новые технологии и решения (именно такая возможность была использована в PwC).

Советы новоселам

Если компания переносит офис в новое место, то неизбежно встает вопрос переноса или замены оборудования, составляющего ее ИТ-инфраструктуру. Вряд ли кому-то придет в голову выкорчевывать кабели из старого здания и прокладывать их в новом – кроме того, что это двойная работа и, соответственно, двойная оплата работ (а в данном случае стоимость работ вполне сопоставима со стоимостью материалов), это еще и упущенная возможность обеспечить себя самыми современными кабельными системами, поддерживающими максимальные скорости соединения. Разумеется, принимая при переезде решение об инвестициях в ИТ-инфраструктуру, необходимо учитывать, надолго ли офис обоснуется в данном здании. Если компания здание покупает, то приобретение самого дорогого кабеля максимально высокой категории оправданно; если же здание арендуется, скажем, на пять лет и дальнейшие перспективы неясны – покупать новейшее и самое дорогостоящее решение, как правило, нецелесообразно. Большинству компаний вполне подойдет кабель «ступенькой ниже», и не только для текущих нужд, но и для потенциальных потребностей на несколько лет вперед.

Влияние IP на IQ офиса

IP-телефония с установкой IP-телефонов на столах сотрудников нужна не только для организации соединений между территориально распределенными офисами компании, что позволяет существенно снизить затраты на междугородные звонки, но и для организации голосовой связи внутри здания. Конечно, это требует определенных инвестиций, но и открывает широкие возможности интеграции сетей и сервисов – создания экономичной среды унифицированных коммуникаций. Подключение компьютеров к корпоративной сети через IP-телефоны сократит количество сетевых портов, а благодаря технологии PoE (Power over Ethernet) IP-телефонам не потребуется отдельное электропитание (что и экономно, и удобно, и эстетично). По экспертным оценкам, только за счет интеграции телефонной сети и сети передачи данных компании сокращают эксплуатационные расходы на 20–40%.

Огромный резерв экономии, особенно для крупной компании, заложен в разумной организации офисного пространства при использовании Dynamic office space management – IP-системы динамического распределения рабочих мест сотрудников, которые по роду деятельности много времени проводят вне офиса (например, менеджеры отдела продаж). Входя в офис, сотрудник регистрируется в системе с помощью  интерактивного терминала. В системе содержатся данные, к какой группе он относится, и она предлагает ему занять свободное рабочее место поближе к «своим» (сотрудникам того же департамента, группы, проекта), автоматически программируя телефон под данного сотрудника. В случае PwC такая система дала экономию в сотни рабочих мест. В целом же применение решений унифицированных коммуникаций помогает значительно уменьшить потери рабочего времени сотрудников и, по данным Yankee Group, повысить производительность их труда на 15–20%.

А «фасадом» интеллектуального офиса можно назвать IP-решения в области видеосвязи. Во многих крупных компаниях переговорные комнаты оборудованы системами видеоконференцсвязи, однако часто такие системы разобщены: в каждой переговорной установлен свой экран, свой проектор, своя плазменная панель – и все это никак не связано с другими такими же системами в других кабинетах. Сведение их в единую централизованно управляемую аудиовидеосистему позволяет вывести требуемые звук и видеоряд на любое подключенное оборудование и, что особенно важно, открывает новые возможности интеллектуальных коммуникаций – организации корпоративного ТВ. Например, в новом офисе PwC к такой централизованно управляемой системе (несколько переговорных комнат специально оборудованы для проведения видеоконференций с синхронным переводом; в остальных переговорных для видеоконференций используются мобильные комплекты оборудования, подключаемые к имеющимся в переговорных экранам) подключены также десятки ЖК-экранов, размещенных в рабочих зонах и местах отдыха сотрудников и предназначенных для показа программ корпоративного телевидения. Эти программы, которые подготавливаются отделом внутренних коммуникаций, содержат актуальную информацию о рынке, новости индустрии, новости из жизни компании, из жизни конкретных отделов, передачи делового ТВ. Еще одна особенность «фасада» интеллектуального офиса компании, инициированная отделом маркетинга, – сенсорный экран, который установлен на этаже, предназначенном для проведения встреч с клиентами. С его помощью можно в интерактивном режиме узнать интересные факты о компании, о рынке.

Следует отметить, что в стремлении сэкономить на интеграционных свойствах IP все же имеет смысл придерживаться разумных пределов. Скажем, построенные на IP-технологиях система видеонаблюдения, система видеосвязи и компьютерная сеть технически могут быть соединены в общую сеть. Безусловно, это дает экономию. Однако в интересах обеспечения информационной безопасности целесообразно, на наш взгляд, логическое и даже физическое разделение этих сетей. В этом варианте передача, скажем, HD-видео на десятки экранов, расположенных на разных этажах, никак не отразится на скорости происходящей в это же время передачи файлов по компьютерной сети и запросов в корпоративную БД. Кроме того, уровень защищенности компьютерных систем сегодня намного выше, чем систем видеонаблюдения. Вероятно, с развитием технологий, повышением надежности и стандартизацией этого оборудования все больше систем будут интегрированы в действительно единые сети.

Небольшой компании, очевидно, целесообразно выбирать для офиса здание, владелец которого уже позаботился о его IQ. Но для крупной компании с тысячами сотрудников, с множеством филиалов в других городах и странах интеллектуальный офис – требование бизнеса. А также прекрасная возможность ощутить свое полноправное гражданство в информационном обществе.