Когда стоит переходить на корпоративную систему?

Не буду сгущать краски, сегодня любая офисная процедура изначально проходит в электронном виде: документы создаются в Word или Excel, отправляются на согласование по электронной почте. Но что побуждает нас их потом распечатывать?

Если отложить вопрос законодательства, которое давно позволяет использовать электронную подпись, то это наша психология – мы еще не привыкли. Нам никто не показывает «на пальцах», что мы теряем без автоматизации. Исправим это упущение на примере договорного процесса: поручим менеджеру подготовить стандартный договор, согласовать его внутри компании с тремя руководителями, отправить на проверку контрагенту, обсудить замечания, подписать с двух сторон.

Как это происходит обычно

1–3 день. Начальник отдела просит менеджера подготовить договор. Тот поднимает несколько похожих договоров из архива, советуется с коллегами, и вот уже готова первая версия документа. Она и отправлена по почте начальнику. Спустя две-три итерации согласования мы получаем вторую, сборную версию договора.

4–7 день. Менеджер отправляет ее на согласование заинтересованным руководителям, тоже почтой. Те вносят свои независимые правки. Договор «сливается» уже в третью версию. С ним заново знакомятся все руководители, требуются еще правки и четвертая версия.

8–12 день. Четвертая версия и отправляется контрагенту. Проходит еще пара кругов согласования... и, наконец, в лучшем случае шестая версия договора распечатывается директору на подпись.

13–20 день. В идеале директор сразу подпишет договор, но возможны и новые правки, и новые круги согласования, и новые версии.

Знакомая картина? Ворох независимых версий договора, хаос параллельной переписки, невозможность собрать всю историю согласования, а в отдельных случаях нужно искать того самого менеджера и восстанавливать события из его головы.

21 день. Процесс завершается регистрацией документа и отправкой бумажных экземпляров контрагенту на подпись.

Тот же процесс в системе электронного документооборота (СЭД)

1 день. Начальник отдела отправляет в СЭД задачу-поручение на подготовку документа. Подобные договоры регулярно составляются в компании, поэтому готовый шаблон уже есть. Менеджеру остается только заполнить название контрагента, даты, суммы и назначить права доступа. Вся работа занимает максимум 20 минут. Далее менеджер отправляет задачу в СЭД по заранее определенному регламентированному маршруту.

1–2 день. Руководители-рецензенты получают задания с установленным сроком, видят сквозную сопроводительную переписку, знакомый шаблон договора и персональные инструкции, что требуется от каждого из них. Все правки вносятся в единый документ.

Если договор отправляется на доработку одним из рецензентов, то система сама определит новый маршрут, например, по уменьшенному кругу согласования.

2–5 день. Менеджер получает задание на проверку договора контрагентом (это самый длительный этап), согласовывает и в случае внесения правок создает вторую версию договора. Визирует ее у руководства и направляет на подпись директору.

3–5 день. Процесс завершается заданием директору на подписание договора электронной подписью или секретарю на распечатку документа, если есть необходимость в ручной подписи директора, и отправкой экземпляров контрагенту.

Менеджер получает задание-контроль о подписи договора, поручение начальника исполнено.

В корпоративной системе сотрудникам доступны готовые шаблоны документов и настроенные регламенты. Единый архив актуальных электронных документов (уже нет необходимости держать копии на своих компьютерах) и прозрачная переписка позволяют руководству легко контролировать поручения, уменьшать задержки согласования, выявлять точки неэффективности.

Когда же пора задуматься о работе в корпоративной системе?

Мы разобрали только один бизнес-процесс, а в компании их десятки и каждый со своими нюансами.

Четкого ответа, когда же стоит задуматься о корпоративной системе, нет, но, если вы увидели себя в первом варианте, значит вам пора. Помогут в этом и такие критерии:

1. Вам сложно найти нужный документ при общении с контрагентом по телефону.
2. Скорость и непрозрачность бизнес-процессов вызывают раздражение, невозможно точно узнать, кто задерживает согласование очередного документа.
3. Новые сотрудники часто ошибаются даже в простых операциях, требуется обязательная перепроверка, невозможно выстроить систему делегирования полномочий.
4. Информация о ключевых процессах находится только в головах у сотрудников, их отсутствие превращается в катастрофу (даже болезнь или командировка, не говоря уже об увольнении).
5. Нет контроля конфиденциальности коммерчески информации, однако требуется оперативный доступ к информационной базе всего предприятия для ускорения текущих бизнес-процессов.

Даже после таких сигналов многие возразят, что корпоративная система обходится дорого, требует выделенной ИТ-службы и оборудования. Да, до последнего времени так и было, но сегодня на рынке появилось большое количество доступных облачных решений. Их не надо покупать и разворачивать, достаточно оплатить подключение для нужного количества пользователей.

Василий БАБИНЦЕВ, директор по маркетингу, Directum