Минцифры и Росархив строят платформу хранения электронных документов чиновников

Как пишет CNews , ЦХЭД должна решить проблемы обеспечения сохранности электронных документов федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) и подведомственных им организация на протяжении установленных сроков хранения.

Также должны быть решены проблемы обеспечения юридической значимости электронных документов на протяжении всего срока хранения, обеспечен удаленный доступ к электронным архивным документам в любой точке мира и сокращены затраты на долгосрочное хранение документов.

Задачами ГИС «Платформа ЦХЭД» являются автоматизация процессов комплектования, хранения, учета, использования электронных архивных документов, а также создание справочно-поисковых средств и обработка электронных архивных документов, в целях размещения их в хранилище федеральных государственных архивов.

ГИС «Платформа ЦХЭД» предназначена для хранения следующих видов электронных архивных документов, образующих ее информационный ресурс: электронные архивные документы, входящие в состав Архивного фонда и справочно-поисковые средства к ним – по истечении сроков временного хранения в источниках комплектования; иные электронные архивные документы источников комплектования и справочно-поисковые средств к ним – до истечения сроков ременного хранения на основании соглашений с источниками комплектования, если в источниках комплектования отсутствуют необходимая материально-техническая база по обеспечению сохранности таких электронных архивных документов.

ГИС «Платформа ЦХЭД» не предназначена для работы с информаций ограниченного доступа и не должна содержать сведений, не предназначенных для размещенных для размещения в информационных системах общего пользования, в том числе сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

ГИС «Платформа ЦХЭД» позволяет обеспечивать выполнение следующих функций: обеспечение автоматизированного комплектования ФОИВ электронными архивными документами источниками комплектования и передачи электронных архивных документов на постоянное и временное хранение в федеральные государственные архивы; обеспечение приема электронных архивных документов; автоматизированная проверка состава и целостности передаваемых на хранение в федеральные государственные архивы электронных архивных документов; ведение учета электронных архивных документов, размещенных в федеральных государственных архивах; обеспечение хранения электронных архивных документов источников комплектования; обеспечение сохранности и юридической значимости электронных архивных документов, размещенных в федеральных государственных архивах, их аутентичности, целостности и пригодности для использования на протяжении всего срока хранения.

Также задачами ГИС «Платформа ЦХЭД» являются: обеспечение непрерывности процедуры подтверждения аутентичности электронных архивных документов постоянного хранения; создание доверенной среды хранения электронных архивных документов источников комплектования; создание доверенной среды хранения электронных архивных документов источников комплектования; обеспечение возможности использования электронных архивных документов; направление получение и обработка архивных электронных документов в рамках межведомственного информационного взаимодействия; обеспечение возможности интеграции с другими государственными и ведомственными информационными системами для осуществления информационного обмена данными; обеспечения защиты информации от несанкционированного доступа искажения, удаления или блокирования; обеспечение возможности автоматической синхронизации электронных архивных документов в основном и резервном хранилищах в режиме реального времени.

В реализации проекта ЦХЭД участвует подведомственное Минцифры госпредприятие НИИ «Восход». Согласно презентации руководителя группы прикладных систем НИИ «Восход» Лилии Галиевой, размещенной на сайте Росархива, для обеспечения юридической значимости электронного архивного документа должны соблюдаться два обстоятельства.

Во-первых, документ должен быть юридически значимым при передаче в архив - это задача информационной системы организации-источника комплектования. Во-вторых, юридическая значимость должна быть сохранения в процессе хранения – это задача ЦХЭД.

Предложенный НИИ «Восход» подход заключается в комбинировании доверенной среды и усовершенствованной электронной подписи. При таком подходе доверенная среда обеспечит: ограничение доступа к электронным архивным документам; организационно-технические мероприятия по приемке, комплектованию и учету электронных архивных документов; дублирование и территориально распределенное хранение электронных архивных документов; подписание подписью Росархива при выдаче документа.

Усовершенствованная электронная подпись обеспечит: аутентичность электронных документов; юридическую значимость на всем сроке хранения электронных документов; предоставление всей цепочки доказательства юридической значимости при запросе; продление срока действия сертификатов путем периодической перештамповки времени.

Процесс приемки электронного документа будет выглядеть следующим образом. Организация-источник передает контейнер с электронным документом. Подсистема приема и обработки выполняет следующие функции: проверяет действительность УКЭП; формирует архивный контейнер, который содержит электронный документ, УКЭП, сертификаты, списки отзывов, метаданные и иные сведения о документе; подписывает архивный контейнер технологической подписью в формате CAdES со штампом времени; передает архивный контейнер в подсистему ПХД (платформу хранилищ данных) или АХД (аналитическое хранилище данных) для записи на WORM-носители (поддерживает однократную запись с многократным чтением); передает технологическую подпись со штампом времени в подсистему ПХД или АХД для записи на дисковый массив. После успешной записи архивного контейнера и подписи подсистема приема и обработки возвращает организации-источнику успешный статус передачи транспортного контейнера.

Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!