Рубрикатор |
Все новости | Новости компаний |
Внутренний и внешний ЭДО – в одном окне
16 августа 2021 |
Партнерство разработчика платформы Docsvision и оператора электронного документооборота «Такском» позволило создать решение для клиентов, которым нужно комплексное внедрение ЭДО на предприятии: внутреннего и внешнего.
Благодаря тандему IT-компаний вся функциональность по работе с внутренними и внешними электронными документами будет доступна заказчику в единой среде.
В компаниях рассказали, как функционирует реализованное решение, и каких результатов уже удалось достичь первым клиентам.
Платформа Docsvision позволяет компании выстроить внутреннюю среду для работы с документами, объединить в сквозные бизнес-процессы распределённые департаменты и территориальные отделения. В связи с переходом на удалённый или гибридный формат работы возрос интерес к полноценному ЭДО со стороны двух типов клиентов:
- ранее не внедрявших ЭДО в компании;
- уже имеющих платформу Docsvision для внутрикорпоративного ЭДО, но желающих подключить ЭДО с контрагентами.
К разработке единого решения для ЭДО подтолкнули также требования законодательства по обязательному переводу все больших типов документов в электронный вид. ФНС разработала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утв. решением президиума Правительственной комиссии протоколом от 25 декабря 2020 г. № 34). В документе отмечается, что постепенное развитие ЭДО в России к концу 2024 года может привести к приросту ВВП на 4-5 % накопленным итогом (в процентах от ВВП 2019 г.).
В планах государства – до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % выставляемых хозяйствующими субъектами счетов-фактур, 70 % формируемых ими транспортных и товарных накладных.
Это подталкивает компании подключать комплексные решения для ЭДО, чтобы автоматизировать свои процессы под требования закона.
Цели проекта
Бизнесу в ближайшие несколько лет потребуется продукт на стыке внутреннего и внешнего ЭДО. Необходимо, во-первых, предоставить клиентам возможность работать в формате одного окна, не переключаясь между разными программами. Во-вторых – обеспечить в решении бесшовное движение электронных документов, начиная с их получения от контрагента и заканчивая итоговым согласованием внутри фирмы.
Решение задач
Платформа Docsvision направлена на закрытие задач внутреннего ЭДО, а сервисы «Такскома» – на организацию внешнего ЭДО, но с содержанием некоторых элементов СЭДа. Партнеры создали решение, позволяющее объединить две функциональности – дать клиентам возможность в режиме одного окна работать в цепочке внутреннего и внешнего документооборота.
При поддержке специалистов «Такском» к функциональности внутреннего ЭДО в платформе Docsvision добавлен полноценный сценарий работы и с внешними электронными документами. В одном окне клиенты могут:
- обмениваться формализованными документами (например – УПД, УКД) в обе стороны, т. е. работать как с входящими, так исходящими документами;
- обмениваться неформализованными документами (например – договорами, счетами, допсоглашениями, приложениями, спецификациями);
- работать с функциональностью одностороннего и двустороннего подписания документов;
- контролировать статусы документов;
- обмениваться документами с контрагентами, подключенными к другим операторам ЭДО (в роуминге);
- обмениваться запросами на аннулирование документов и подписывать с обеих сторон.
Как клиент работает в системе
Когда сотруднику необходимо согласовать договор с контрагентом, в системе на базе платформы Docsvision он создаёт соответствующий документ и отправляет его на согласование внутри компании. Как правило, маршрут согласования определяет сама система в зависимости от условий контракта: его суммы, контрагента и отдела, который работает с документом. После согласования договора руководитель подписывает его, а ответственный сотрудник отправляет его из внутренней системы в облако «Такском».
После подписания договора контрагентом его можно загрузить в систему Docsvision, проверить валидность подписи и все – компании совершили юридически значимый обмен электронными документами.
Обратная ситуация, когда контрагент отправил через сервис «Такском» документы на подписание клиенту Docsivison. В этом случае с помощью платформы Docsivison клиент может не только загрузить полученные юридически значимые документы, но и отправить их на ознакомление или согласование ответственным сотрудникам внутри компании в рамках СЭД, а после подписания снова отправить контрагенту. При этом вся работа происходит в режиме одного окна платформы Docsvision. Для дополнительного удобства можно настроить уведомления по электронной почте о поступлении новых документов на подписание в облаке «Такском».
Результаты проекта
Переход на электронный документооборот с контрагентами выгоден для компаний, как минимум, по трём причинам. Первая – сокращается скорость доставки документов. Для сравнения: доставка бумажных документов курьерской службой потребует около 2 дней, почтой – от 3-4 дней. В противовес отправка и доставка электронных документов через сервисы, например, «Такском», занимает секунды. За счёт ускорения обмена документами можно также ускорить оборот денежных средств в компании.
Вторая причина – снижаются издержки на передачу документов. Пользователи платформы Docsvision получают в среднем от 1000 пакетов документов в месяц. При сохранении объёма корреспонденции, но при переводе его в сервисы ЭДО, компания в год будет экономить от полумиллиона рублей на логистике.
Третья причина – снижение трудозатрат сотрудников компании на работу с документами. Если бумажные документы требуется сначала распечатать, затем подписать и поставить подписи, подготовить к отправке, встретить курьера или отнести на почту, то работа с электронными документами не требует лишних непродуктивных действий. Подписание, согласование, отправка и получение требуют секунд, а совершенные действия мгновенно отображаются в системе. Больше не нужно проходить километры в день по коридорам для организации работы с бумажными документами.
«Изначально в архитектуру платформы Docsvision закладывалась возможность отправки электронных документов через нескольких операторов ЭДО в зависимости от потребностей компании. Поэтому для реализации совместного решения с сервисом «Такском» нам не потребовалось переделывать или обновлять ядро этого модуля. В будущем пользователи платформы Docsvision могут обмениваться документами с контрагентами либо через одного оператора, либо выбирать подходящий для каждого случая, оставаясь в одной системе», – прокомментировал Сергей Пуцин, заместитель генерального директора «ДоксВижн».
Роман Шибанов, руководитель службы проектных и интеграционных решений «Такском»: «Внедрение ЭДО в компании – это проект с большими перспективами. Переход на ЭДО позволяет автоматизировать бизнес-процессы, существенно повысить качество данных в организации, снизить риски допущения ошибок при переносе информации из разных источников. Активное развитие законодательной базы по переводу разных типов документов в электронный вид, утверждению их электронных форматов, позволяет компании комплексно взглянуть на задачу по внедрению ЭДО.
Запуская полноценный проект по переводу документов в электронную форму, важно понимать, что компании это позволит решить не только одну конкретную, «горящую» задачу (например – срочно перейти на обмен электронными счетами-фактурами и УПД), но и закрыть все вопросы, связанные с дальнейшим переходом на электронные форматы и других типов документов. Переход на ЭДО – это проект с большой окупаемостью в будущем. Поэтому мы в «Такском» уделяем особое внимание развитию комплексных решений для этого – как собственных, так и партнерских».
Планы на проект
«Мы реализовали возможность отправки электронных документов из платформы Docsvision через сервис «Такском» контрагентам в полной мере, однако, дальше мы планируем совершенствовать удобство работы с сервисом. Также мы понимаем, что законодательные и нормативные требования постоянно меняются, мы готовы поддерживать актуальность решения в соответствии с развитием нормативной базы. Например, может измениться форма УПД или может быть увеличено число формализованных документов для электронного обмена. Все эти изменения мы отразим в работе сервиса, чтобы он оставался актуальным и востребованным для наших пользователей», – прокомментировал Сергей Пуцин.
Роман Шибанов: «Такском – активный участник нескольких рабочих групп по ЭДО и пилотных проектов по переводу разных типов документов в электронный вид. Мы постоянно развиваем функционал наших решений, добавляя в них новые возможности, интересные бизнесу. Мы предлагаем широкую линейку продуктов под различные бизнес-процессы, в том числе – для внешнего или кадрового документооборота, перевода в электронную форму транспортных накладных, создания единого окна навигации, подбора и предоставления документов третьим лицам, а также решения под иные отраслевые задачи или конкретные потребности бизнеса».
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!
Читайте также:
Актуализировано стратегическое направление цифровой трансформации в сфере госуправления
Минцифры получило поручения по итогам стратегической сессии
Почта России переходит на электронные путевые листы
Юридическим лицам хотят разрешить регистрироваться по адресу электронной почты
«Росатом» перевел отраслевую систему электронного документооборота на отечественную платформу
Оставить свой комментарий:
Комментарии по материалу
Данный материал еще не комментировался.