Rambler's Top100
 
Статьи
Ксения ИВАНОВА  04 августа 2016

Мобильные приложения к СЭД – для кого и с каким функционалом?

Сегодня под «мобильностью» понимается не просто тренд, а повседневная необходимость. Однако у всех ли сотрудников предприятия она возникает?

Ксения ИВАНОВА, руководитель группы внедрения, Directum

П о л ь з о в а т е л и   и   с ц е н а р и и 

Высшее руководство

Спрос на приложения для этой группы пользователей обусловлен частым отсутствием руководителя в офисе и необходимостью принимать управленческие решения за рамками рабочего времени. Как следствие, потребность иметь доступ к корпоративной информации в любом месте и в любое время. Главным требованием данной категории пользователей к мобильному приложению является удобство выполнения своей основной функции – принятие решений. Для топ-менеджеров преимущественно необходим такой функционал и интерфейс, которые бы позволяли легко просматривать документы и выносить резолюции.

Руководители среднего звена

Руководителям среднего звена также нужен инструмент для принятия решений на своем уровне во время отсутствия на рабочем месте, будь то командировка или совещание. Но помимо доступа к документам и постановки задач, вынесения резолюций своим подчиненным, пользователям данной категории также требуется возможность редактирования документов, например, отправленных им на согласование. На этом уровне появляется необходимость в горизонтальных связях, например, отправка запроса в другое подразделение на доступ к информации.

Рядовые сотрудники

Для примера рассмотрим менеджера отдела материально-технического снабжения, в чьи обязанности входит работа с поставщиками. Для заключения контракта он может выезжать к поставщику, при этом требуется доступ к базе данных, например, к контрактам с этим поставщиком за прошлые годы или к контрактам на аналогичные материалы с другими поставщиками. Пользователям этой категории нужно запрашивать и передавать информацию, анализировать данные и оперативно фиксировать результаты своей работы – отчитываться по задачам.

К а к о й   ф у н к ц и о н а л   з а к л а д ы в а т ь   в   п р и л о ж е н и е ?

Как говорилось выше, у каждой категории пользователей свои потребности, поэтому встает вопрос: делать одно универсальное приложение для всех пользователей или несколько специализированных по категориям?

Под универсальным будем понимать приложение с развернутым функционалом, покрывающим требования всех категорий пользователей, т.е. обеспечивающим выполнение задач и руководящего состава, и рядовых сотрудников. Специализированные приложения для различных категорий пользователей – это приложения, «заточенные» под выполнение непосредственно их типовых задач/сценариев работы и, соответственно, имеющие определенные ограничения.

Есть общие особенности работы с мобильными устройствами, которые выдвигают требования к приложениям.

Пример: топ-менеджеру ежедневно приходит масса документов, писем для рассмотрения. Если при получении каждого такого письма придется отдельно открывать документ, в отдельном окне писать комментарии к тексту документа и отдельно выносить резолюцию, то это серьезно затруднит использование приложения или вообще станет причиной отказа от него. 

Малые габариты мобильных устройств. Следовательно, для пользователя необходимо максимально эффективно использовать предоставленное пространство:

• информация (документ) должна использовать все пространство экрана;

• панель или кнопки для выполнения действий не должны занимать много места.

В специализированных приложениях подразумевается ограниченное количество кнопок и действий, соответственно, есть возможность расположить их таким образом, чтобы, с одной стороны, не мешать пользователю знакомиться с документом, а, с другой стороны, оставить на виду. Для нашего примера становится возможным просмотреть документ и вынести резолюцию в одном окне.

Если делать универсальное приложение, то возникает риск, что развернутый функционал будет занимать рабочее пространство. В качестве решения этой проблемы можно предложить вынести действия, кнопки в отдельное окно или список. Но тогда встает вопрос об удобстве использования, речь о котором пойдет в следующем пункте.

Обстановка использования мобильных устройств – «на ходу». Следовательно, необходим быстрый поиск нужной информации; выполнение действий в пару касаний – если для поиска или вынесения резолюции необходимо затратить много времени, то пользоваться приложением станет нецелесообразно.

Пример: специалисту необходимо занести отчет о выполнении задания от своего руководителя. Если у специалиста будут настроенные фильтры для поиска поручения в перечне всех поручений и возможность за одно действие составить отчет – например, набрать при помощи голосового набора текст и отправить его, то это повышает привлекательность использования приложения для пользователя.

Пример: на встрече менеджеру потребовалось обратиться к договору с заказчиком. При попытке поиска в приложении оказалось, что нигде не отображаются недавно редактированные документы. Поиск удобно делать по дате и автору документа, которых менеджер не знал, а по названию контрагента поиск настолько неудобен, что занял бы слишком много времени. 

Удобный интерфейс, позволяющий пользователям решить свои задачи за минимум действий, является одним из главных требований к приложению. Делая универсальное приложение необходимо помнить, что покрытие всех задач зачастую излишне нагружает интерфейс и усложняет работу пользователя.

Делая специализированные приложения, необходимо хорошо исследовать сценарии работы для разработки максимально удобного интерфейса.

* * *

Исходя из вышесказанного, нецелесообразно делать одно универсальное приложение для всех категорий пользователей, поскольку разнообразие выполняемых ими действий будет нагружать приложение и лишит его простоты. Значит, приложение перестанет соответствовать прямому требованию – удобству использования в движении. Специализированные же приложения, хоть и имеют неполный функционал, однако за счет покрытия конкретных сценариев не ограничивают работу пользователя.

В этом сказывается специфика корпоративных систем, в частности СЭД, где есть четкая иерархия пользователей и циркулирует большой объем информации (документы, бизнес-процессы, люди). Консьюмерские приложения имеют другую специфику и другие требования. И законы популярности приложений и спроса у этих двух разных рынков будут тоже разными.

Ксения ИВАНОВА, руководитель группы внедрения, Directum

Поделиться:
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!