Rambler's Top100
Статьи
Сергей ХОМЯКОВ  19 декабря 2019

Маленькая переговорная – эффективное использование пространства, эффективная совместная работа

По мере развития новых подходов к работе с акцентом на гибкость и мобильность понятие переговорной комнаты меняется. Теперь переговорная определяется не формой или размером, а возможностями, которые она предоставляет сотрудникам.

Оборудованные сложными техническими системами помещения все еще актуальны для официальных заседаний, но все чаще в компаниях появляются пространства для проведения небольших собраний, встреч и мозговых штурмов, необходимых людям для выполнения рабочих задач.

Конечно, многие компании пока отстают от этого тренда, сохраняя рабочее пространство старого типа, поделенное исключительно на open space и большие переговорные. Стол в такой организации становится буквально смирительной рубашкой для всех поколений сотрудников, которые стремятся к совместной работе.

Глобальный тренд – маленькая переговорная

Маленькая переговорная комната (или, как их называют на Западе, huddle room) представляет собой небольшое пространство, где могут одновременно встретиться и совместно работать от двух до 10 человек. Однако назначение таких комнат заключается не только в том, чтобы проводить встречи с меньшим количеством людей. Они дают сотрудникам возможность организовать встречу в тихом помещении независимо от того, общаются они друг с другом лично или с помощью аудио/видеооборудования. Больше не нужно пытаться мириться с отвлекающими факторами открытого офиса или же без необходимости бронировать большую переговорную, где значительная часть пространства останется неиспользованной. Очевидно, что не все собрания насчитывают 20 и более человек и часто возникают ситуации, когда не все участники находятся в одном и том же месте.

Маленькие переговорные, оснащенные правильным оборудованием, можно превратить в настоящие творческие центры, которые не только повышают эффективность рабочего процесса, но и, самое главное, способствуют оптимальному взаимодействию между офисными сотрудниками и теми, кто работает удаленно.

Согласно оценкам Frost & Sullivan, к 2022 году 70% совещаний с использованием видеоконференцсвязи будут проводиться в маленьких переговорных комнатах. Новым трендам всегда нужно время, чтобы прижиться, и вот несколько доводов в пользу маленьких переговорных как обязательных элементов организации взаимодействия на рабочем месте в будущем.


Эффективное использование пространства

Изначально офисы открытого типа были призваны помочь разместить как можно большее количество сотрудников в относительно небольших помещениях, что важно, когда цены на недвижимость высоки. Помимо этого, открытые офисы оказались удачным решением для улучшения взаимодействия между работниками.

Однако со временем это повлекло за собой возникновение больших конференц-залов, занимающих много места, которое используется неэффективно. Маленькие переговорные решают эту проблему, позволяя проводить небольшие собрания, которые бывают чаще, чем многолюдные, поскольку некоторые участники могут присутствовать на них виртуально. Это означает, что пустующие конференц-залы можно перепрофилировать для создания маленьких переговорных комнат, а с появлением технологии plug-and-play организовать их стало еще проще. 

Так что потенциал пространства, занятого большим и красивым конференц-залом с множеством пустых стульев, можно было бы использовать лучше.

Совместная работа в любом месте

Когда в офисе open space имеется дополнительное тихое помещение или какой-либо другой вариант организации рабочего пространства, который может помочь сотрудникам работать там, где они лучше всего выполняют свои задачи, производительность труда в компании значительно повышается.

Конечно, мы не отметаем вовсе идею офиса открытого типа, который имеет много преимуществ, и сотрудники по-прежнему будут проводить большую часть рабочего дня за своим рабочим столом. Но было бы ошибкой думать, что одна комната может удовлетворить все их потребности. Офисные пространства должны быть организованы в соответствии со спецификой деятельности сотрудников в том или ином помещении. Это снизит уровень шума там, где необходима спокойная атмосфера, и будет способствовать созданию благоприятной среды для умственной деятельности.


Недавние исследования позволили пролить свет и на недостатки открытых офисов. Исследование Королевского общества – ведущего научного общества Великобритании – показало, что в больших open space-офисах сотрудники меньше общаются друг с другом лично, используя вместо этого цифровые каналы связи. Другие исследования выявили, что чем больше сотрудников размещается в открытом офисе, тем труднее им сотрудничать, чувствовать себя комфортно на рабочем месте и получать удовольствие от работы.

Компании и организации вряд ли откажутся от офисов открытого типа, однако руководителям учреждений как минимум необходимо скорректировать рабочее пространство так, чтобы мотивировать людей взаимодействовать друг с другом.

Маленькие переговорные предназначены для быстрого, простого и эффективного сотрудничества между небольшими группами, а в больших переговорных комнатах можно проводить совещания с большим количеством участников.

Оснащение в зависимости от нужд сотрудников

Одна из идей, лежащих в основе организации маленьких переговорных комнат, заключается в том, что они должны иметь готовые к совместной работе решения, предоставляющие сотрудникам возможность проводить аудио- и видеоконференции и общаться со своими коллегами, которые находятся либо в других помещениях, либо вне офиса. 

Для гибкого взаимодействия в любой организации необходимы простые в использовании решения для совместной работы. И именно поэтому в этой области внедряют множество различных инноваций. 


Некоторые из новейших технических решений позволяют обмениваться контентом, используя экран в качестве виртуальной доски, с которой могут взаимодействовать все участники. Другой пример – автоматически конфигурируемые видеопанели. Такая панель расширяет возможности совместной работы по видеосвязи для облачных сервисов, обеспечивает отличное качество HD-аудио и видео и оптимизирует совместную работу, реализуя возможности больших конференц-залов в небольших переговорных. Производители оснащают такие панели функциями, которые будут отвечать нуждам именно маленьких переговорных комнат. Например, технологиями, снижающими или полностью блокирующими отвлекающие шумы офиса; автоматическим отслеживанием спикера, которое позволяет перевести камеру на того человека, который говорит в данный момент, в рамках ультраширокого 120-градусного поля обзора; совместимостью с оригинальными интерфейсами таких приложений, как Zoom Rooms, Microsoft Teams и др. Для ИТ-менеджеров это удобное решение, которым можно дистанционно управлять через облако или локальное подключение.

Больше никаких долгих встреч

На протяжении десятилетий понятия «собрание» или «встреча» означали, что большая группа людей будет сидеть за большим столом, смотреть и слушать презентации, а список того, что необходимо сделать в течение дня, будет довлеть над ними, снижая их концентрацию и эффективность. Подобные встречи могут быть продуктивными, но в то же время отнимать много времени.

Изменение продолжительности встреч от более долгих к более коротким – ключевая тенденция для многих организаций, и эта тенденция полностью поддерживается идеей маленьких переговорных, ведь вся суть встреч заключается в том, чтобы быть короткими и эффективными. 

Сергей Хомяков, генеральный директор Poly по России и СНГ
Поделиться:
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!