• Новости
• Блоги
• Аналитика
• Новости компаний
• В СНГ и в мире
• Анонсы

Архивы уходят в цифру

Недавние законодательные инициативы могут сделать организацию долговременных цифровых архивов задачей номер один для многих компаний.

В сентябре нынешнего года Минэкономразвития предложило проект закона о переводе делового документооборота в электронный вид. Это очередной шаг к полному отказу от бумажных документов, поступательное движение в сторону которого продолжается уже несколько лет. Если законопроект будет принят, перед российскими компаниями встанет задача упорядочить электронные документы и организовать их эффективное хранение. Требования к срокам хранения при этом вряд ли изменятся.

Крупный бизнес осознал неизбежность перемен уже этой весной, после старта эксперимента Минтруда по внедрению электронных трудовых документов. Такие документы должны храниться в архиве до 75 лет: после того, как кадровые службы полностью перейдут на новый формат работы, обойтись без создания специализированных архивов не получится.

Если ваша компания уже осознала потребность в надежном хранилище для цифровых документов, но еще не решила, с чего начать, предлагаю разобраться в том, какие типы хранилищ представлены сегодня на рынке и чем они отличаются друг от друга.

Единый электронный архив

Создание единого электронного архива дает возможность максимально перевести работу с документами организации в электронный вид. В хранилище стекаются все документы из различных информационных систем, существующих в компании, что облегчает доступ к ним и позволяет стандартизировать сервисы работы с контентом. Оперативный архив выполняет такие функции, как классификация, типизация и каталогизация электронных объектов, проверка корректности входящих документов, обеспечение целостности и подлинности электронных объектов в течение всего срока хранения, расширенный поиск документов, экспертиза сохранности и ценности, архивное делопроизводство, формирование отчетов и др.

При этом надо понимать, что просто «сложить» все документы в электронный архив не получится, надо выстраивать процессы работы с ними. Придется прививать пользователям привычку формировать и искать в системе даже документы, которые создаются вне регламентированных процессов. Исключение составляет осуществляемый с помощью сканирования перенос из старой системы ранее созданных документов.

Долговременный архив

Те файлы, которые, согласно законодательству, должны храниться более 10 лет, передаются в долговременный архив. Такие системы обеспечивают централизованное длительное хранение документов с контролем целостности и юридической значимости, а также комплексную автоматизацию процедур архивного делопроизводства. С их помощью может также осуществляться управление хранением бумажных документов. Их оригиналы при этом хранятся в архивохранилищах. При необходимости возможны оцифровка бумажных документов и хранение скан-копий.

Так как данные в долговременных архивах хранятся десятилетиями, их легитимность должна регулярно подтверждаться. Для этого существуют так называемые штампы времени. Это специальный электронный документ, подписанный электронной подписью, который помогает подтвердить факт существования документа, наличия и действительности поставленной на нем ЭП в момент постановки штампа. Эти данные постоянно актуализируются с помощью перештамповки. Таким образом, если у организации возникнет потребность сослаться на какой-либо документ, то оспорить приведенную в нем информацию будет невозможно, даже если он пролежит в архиве все 75 лет.

Финансовый архив

В любую компанию ежедневно поступают различные финансовые и договорные документы. С ростом их количества растут и трудности хранения, а на поиск тратятся часы или даже дни. При этом каждая налоговая проверка требует срочного предоставления документов, несвоевременный же ответ на запрос чреват штрафными санкциями.

Внедрение финансового архива помогает обеспечить централизованное и надежное хранение финансово-хозяйственных и договорных документов, оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, быстрый поиск документов по различным критериям, а также контроль полноты и целостности архива. Такие решения позволяют работать с документами всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Доступ к документам при этом может быть предоставлен высшему руководству, сотрудникам бухгалтерии, договорных и юридических отделов.

Работа в комплексе

Описанные выше типы архивов могут эффективно работать по-отдельности: каждый из них выполняет свою функцию и решает определенные задачи компании. Для полного же покрытия задач оперативного и архивного хранения информации лучше всего использовать их в комплексе. То есть документы после завершения работы с ними в системах-источниках могут быть выгружены на оперативное хранение. И уже в рамках системы «Долговременный архив» будут сформированы необходимые дела для передачи документов на архивное хранение.

Большинство заказчиков осознают важность создания единого цифрового пространства, внутри которого будет храниться информация компании, и склоняются именно к такому комплексному подходу.

«Умные» архивы

Для повышения эффективности системы архивов могут использоваться дополнительные сервисы, опирающиеся на алгоритмы машинного обучения и искусственного интеллекта. Они облегчают выполнение рутинных операций в информационных системах компании (ECM, ERP, CRM и т.п.), например, обработку документов для их классификации, извлечение значимых данных, автоматическую маршрутизацию и регистрацию.

Сервисы обрабатывают как объекты, содержащие текст, так и без текстового слоя (например, отсканированные документы). С их помощью можно извлечь текстовый слой из документов любых форматов или извлечь значимые данные из текста (скажем, дату и номер договора). Они позволяют классифицировать документы, определять наличие и координаты печатей и подписей на документах и многое другое.

Применение «умных» технологий в системах электронного документооборота и архивного хранения дает возможность существенно упростить работу с данными в компании.

 Полина Дуйкова, руководитель направления СЭД/ECM, ГК Softline