• Новости
• Блоги
• Аналитика
• Новости компаний
• В СНГ и в мире
• Анонсы

Как цифровые технологии повышают эффективность коммуникации

Традиционная концепция фиксированного рабочего времени на фиксированном месте сегодня трансформируется благодаря цифровым технологиям. Они дают компаниям любого размера возможность повысить устойчивость и гибкость, а также перейти от реактивной модели ведения бизнеса к проактивной.

Некоторые отрасли больше подходят для удаленной работы, чем другие, но успех этого явления во многом зависит от одного общего фактора, независящего от формы или размера компании: коммуникации, т.е. возможности эффективно обмениваться информацией. Компании могут иметь в своем распоряжении самые современные продукты или услуги, но без хорошо скоординированной и гибкой системы коммуникации на всех уровнях удаленная работа окажется пустой затеей.

По данным Fortune, количество вакансий с удаленным режимом работы увеличилось на 270% с 2017 года, еще до пандемии COVID-19. Так что это не временная тенденция. Новая модель организации труда останется навсегда, и ее необходимо воспринимать как нечто повседневное, а как не решение на крайний случай.

Новые платформы создают новые возможности для коммуникации

В офисной среде общение всегда считалось ключевым элементом успеха организации. Тем не менее в этой области часто возникают проблемы, обусловленные сжатыми сроками выполнения работы и большой нагрузкой на сотрудников. А теперь представьте, насколько сложно будет наладить эффективное взаимодействие между сотрудниками, если они работают из разных мест, и непосредственное личное общение невозможно.

Изначально это кажется невероятно сложной задачей, но здесь приходят на помощь технологии, предлагая различные эффективные и простые в использовании каналы коммуникации. В эпоху цифровых технологий компаниям доступно огромное количество инструментов – от групповых видеозвонков и чатов для мгновенного обмена сообщениями до онлайн-вебинаров.

Человеческое общение

При удаленной работе чрезвычайно важно поддерживать личный контакт с коллегами для того, чтобы сохранять чувство принадлежности к команде. При этом важно не допустить, чтобы отдельные сотрудники чувствовали себя изолированными. Более того, по данным Gallup, бизнес-подразделения с высоким уровнем вовлеченности демонстрируют повышение прибыльности на 21%.

Запланированные видеозвонки с установленным временем начала и окончания заставляют участников переговоров общаться четко и кратко, донося важную информацию в доступной форме. Одного звонка и электронного письма с кратким описанием сути разговора может оказаться достаточно для выполнения подавляющего большинства рабочих задач.

Однако концепция удаленной работы все еще непривычна для многих организаций, и глубоко укоренившиеся модели поведения и рабочие процессы с трудом поддаются изменению. Необходима новая корпоративная культура. Harvard Business Review подробно описывает, каким образом можно выстроить эффективное взаимодействие при работе удаленно: «Такие компании, как Merck, даже придумали специальные сокращения для своих цифровых коммуникаций: «Ответ за четыре часа» (4 Hour Response, 4HR) и «Нет необходимости отвечать» (No Need to Respond, NNTR), которые сделали общение в виртуальном формате более предсказуемым и содержательным».

Комплексное использование технологий делает общение более разнообразным, увлекательным и интерактивным. Менеджеры задач, такие как Asana и Trello, позволяют команде планировать индивидуальную нагрузку и групповые проекты, легко распределяя задачи. Эти задачи могут быть назначены определенным сотрудникам, что обеспечивает полную прозрачность в работе группы специалистов, позволяя руководителям отслеживать текущие результаты работы, выделять проблемные места и устранять их.

Эти технологии побуждают нас к более эффективной и содержательной коммуникации, будь то звонки через Zoom или общение в командных чатах. Цифровые инструменты существуют для того, чтобы сделать нашу работу более эффективной, продуктивной и доставляющей удовольствие.

Будущее корпоративных коммуникаций

Привычные способы общения радикально изменились в эпоху цифровых технологий и продолжают совершенствоваться с головокружительной скоростью. Виртуальные семинары предоставляют возможность для удаленного общения руководителей компаний из самых разных стран, уменьшая необходимость в личных встречах и деловых поездках. Приложения для мгновенного обмена сообщениями позволяют решить спорные вопросы за секунды. А новые приложения, которые помогают нам планировать и организовывать нашу работу, сокращают объем ненужных писем.

В цифровую эпоху компаниям необходимо быть более гибкими во всех сферах своего бизнеса. Удаленная работа дает сотрудникам долгожданную свободу и самостоятельность и позволяет им раскрыть свой профессиональный потенциал при оптимальном сочетании работы и личной жизни. Согласно данным Forbes, 89% сотрудников тех компаний, которые стремятся сформировать комфортную среду для своих работников, с большей вероятностью будут хорошо отзываться о своем работодателе.

Эффективная коммуникация является основой успеха организации, а новые навыки, приобретенные в результате удаленной работы, могут принести огромную пользу. Однако для того чтобы удаленная работа стала сильной стороной организации, а не просто решением на экстренный случай, необходимо уделять особое внимание коммуникациям и технологиям, которые играют важную роль. Иначе мало что изменится.

Тарик Альхаурани, исполнительный директор, Kyocera Document Solutions Russia