• Новости
• Блоги
• Аналитика
• Новости компаний
• В СНГ и в мире
• Анонсы

Таких реформ не было со времен Петра I

Перевод делопроизводства с бумажных носителей на электронные только начинается. Владимир БАЛАСАНЯН, гендиректор компании «Электронные офисные системы», считает, что и тех, кто разрабатывает и внедряет СЭД, и тех, кто их уже использует, ожидают серьезные перемены.

Главная причина сохранения бумажной формы документирования в России – нормативная. Согласно действующим нормам целый ряд документов должен создаваться и храниться именно в бумажном виде. Не определено также, каким образом можно создавать юридически значимые бумажные копии с электронных оригиналов.

Этим, кстати, объясняется, почему органы государственной власти, несмотря на широкое использование СЭД, изготавливают и рассылают бумажные документы. Вместо того чтобы отправлять документ вовне в электронном виде, они распечатывают его, размножают, запечатывают в конверты и отправляют почтой. А в организациях-получателях документ сканируют, т.е. снова переводят в электронный вид, более удобный для работы. Так что действующим сегодня СЭД приходится управлять обработкой и бумажных, и электронных документов, причем один документ может какую-то часть своего жизненного цикла быть электронным, а другую – бумажным.

В настоящее время, в первую очередь благодаря политической воле, проявленной первыми лицами страны, начался реальный процесс, направленный на сокращение доли бумажных документов и переход к действительно безбумажному документообороту.

Некоторые важные изменения уже произошли. В конце предыдущей сессии Государственная Дума приняла ряд нормативных документов, значение которых все мы еще не осознали. В частности, признана правомочность электронных документов при предоставлении госуслуг. Законодательно закреплена возможность использования электронных документов в арбитражном судопроизводстве, а также электронных счетов-фактур в бухгалтерском учете. Следует ожидать, что в скором времени завершится работа над другими новыми законами: «Об электронной подписи», расширяющим существующее понятие ЭЦП, «О бухгалтерском учете», который позволит вести в электронном виде первичную бухгалтерскую документацию, и «О нотариате», разрешающем осуществлять нотариальные действия в электронном виде. Иными словами, снимаются преграды для новшеств во многих сферах общественной и экономической жизни. Процессы работы с документами в России претерпят изменения, каких не было со времен Петра I.

Что касается практического перехода органов власти к безбумажному документообороту, то, безусловно, его главной движущей силой сегодня является проект межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО). Это проект был инициирован в аппарате правительства РФ, но уже понятно, что из него вырастет система межведомственного документооборота не только федеральных, но и региональных органов власти.

В рамках проекта МЭДО (наша компания принимала в нем участие и как эксперт и как исполнитель ряда работ) был определен формат, в котором, начиная с прошлого года, ряд федеральных органов власти получает электронные документы из аппарата правительства. Формат был создан не с нуля, он базируется на стандарте взаимодействия СЭД, разработанном в 2004 г. под эгидой Гильдии управляющих документацией и использованном при подготовке нового стандарта «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», который в ближайшее время должен быть принят в качестве ГОСТа.

В рамках проекта МЭДО документы пока создаются и подписываются в бумажном виде, однако пересылаются уже не их бумажные копии, а отсканированные образы. Это позволяет уменьшить время доведения решений до исполнителей, сократить затраты человеческих и материальных ресурсов на размножение и доставку документов, а также последующий перевод их в электронный вид.

Однако проект МЭДО не останавливается лишь на автоматизации обмена входящими/исходящими документами. Должностным лицам, осуществлявшим подготовку исходящих документов, необходимо иметь возможность отслеживать прохождение этих документов в других организациях. А это значит, что одна СЭД должна уметь отправлять в другую СЭД «доклады» о прохождении документов. В рамках второй очереди проекта МЭДО уже определен и проходит испытания новый формат взаимодействия СЭД, который позволит решить и эту задачу.

Далее в рамках проекта готовятся мероприятия по поэтапному отказу федеральных органов власти от создания и использования бумажных оригиналов. Это ставит перед разработчиками и пользователями СЭД совершенно новые задачи. Чтобы СЭД могли стать местом хранения электронных подлинников, они должны удовлетворять жестким требованиям обеспечения целостности и аутентичности документов, а также их долговременной сохранности. Для решения этих задач потребуется создание соответствующей нормативной базы, а также введение института сертификации СЭД.

Сегодня задача отрасли не столько в том, чтобы насытить страну существующими СЭД, сколько в том, чтобы добиться нового их качества, обеспечивающего работу с электронными оригиналами документов и межведомственный электронный документооборот.