Rambler's Top100
 
Статьи ИКС № 3 2020
Александр Бочкин  24 апреля 2020

Чего хочет бизнес от систем учета рабочего времени

В удаленном режиме сотрудники работают в среднем на 2,5 часа в день больше. Умножьте на количество сотрудников и стоимость часа их работы. Выгода для бизнеса очевидна.

Ситуация в мире патовая: мы погружаемся в глубокий кризис, и это факт. Эксперты считают, что мировой ВВП имеет шансы вернуться на докризисные позиции не раньше IV квартала 2021 года. Прогнозы пока не внушают оптимизма: в стране может закрыться более 3 млн предприятий, работу потеряют почти 8,6 млн человек. Печальная статистика. 

Правительство подготовило перечень наиболее пострадавших от коронавируса отраслей экономики, куда входит девять сфер. Те, кто вне списка, остались не у дел и вынуждены искать новые выходы из сложившейся ситуации. Например, переход в онлайн. 

Несмотря на кажущуюся легкость, это непростой и полный подводных камней процесс. Одними из самых популярных ИТ-решений стали системы учета рабочего времени. И это было предсказуемо: «расцвет» подобного ПО пришелся как раз на время кризиса 2014-го, когда управленцы искали надежные способы экономии и повышения собственной эффективности в непростых условиях. 

Системы учета времени сейчас

Современный софт для учета рабочего времени и загруженности персонала предоставляет статистику для подробного анализа. Системы показывают продуктивность персонала, оценивают степень его загруженности, способны зафиксировать переработки или неправильное разделение обязанностей, которое ведет к простоям. 

Важно не только зафиксировать показатели, но и проанализировать их: 
  • выяснить, сколько времени сотрудник тратит на рабочую задачу;
  • сравнить данные по отделу;
  • найти причины срыва дедлайнов;
  • определить процессы, которые занимают слишком много времени;
  • организовать дополнительное обучение;
  • провести кадровые ротации.
«Внимательный» софт поможет определить сотрудников, которые задумываются об увольнении, зафиксировав их активность на сайтах по поиску работы. Все эти данные нужны для планирования и грамотного принятия управленческих решений, повышения эффективности. 

Однако больше всего подобные системы ориентированы на поиск резервов времени: время – деньги, время – возможности. Согласно исследованиям нашей компании, разработчика автоматической системы учета рабочего времени, на «удаленке» сотрудники тратят на работу в среднем на 2,5 часа в день больше. Умножьте на количество сотрудников и стоимость часа их работы. Ощутили разницу?

Чего хочет бизнес

Если кратко, то бизнес хочет выжить: не растерять клиентов и удержать собственные позиции. Мало кто планирует расширяться в ближайшие несколько месяцев, проекты замораживаются, заключение сделок откладывается.

Среди самых популярных вопросов, которые задаются теми, кто впервые столкнулся с учетом рабочего времени и анализом загруженности персонала, можно выделить следующие:

 1) Нужна видео/аудиофиксация работы сотрудника. Как это сделать?

Это один из самых первых вопросов, и его популярность не случайна. Многие системы учета рабочего времени позиционируются как «шпионы», некий «Большой Брат», который внимательно следит абсолютно за всем, что сотрудник делает на рабочем компьютере. Логично, что подход с фиксацией каждого шага и вздоха персонала может вызывать у работников дискомфорт и психологическое напряжение, формируя у людей ошибочные представления о таком софте. Некоторым руководителям важно действительно знать о сотрудниках все, поэтому они выбирают жесткие системы, оснащенные кейлоггером, видеофиксацией, записью аудио. Принятие таких мер – вопрос рабочей этики и юридической обоснованности, поскольку при видеозаписи или на скриншотах экрана могут промелькнуть личные данные или переписка сотрудника.

 2) Что делать, если сотрудник работает на своей технике? Можно ли скрытно установить программу на его компьютер?

Поскольку не все работодатели могут обеспечить персонал рабочими ноутбуками, этот вопрос один из наиболее часто задаваемых. Домашний ПК – это личное пространство сотрудника, и устанавливать на него любой софт «тихой сапой» – в корне неверно. Специалист должен дать письменное согласие на установку программного продукта или же использовать какое-либо облачное решение, собирающее статистику исключительно в рабочее время.

 3) Учитываются только нажатия клавиш и мышки?

В большинстве случаев – да, это основные показатели рабочей активности сотрудника. Как правило, фиксируется время, проведенное в активном (открытом на данный момент) окне. Это может быть как активная вкладка в браузере, так и программа или документ. 
 
 4) Какой функционал используется чаще всего?

Запросы клиентов индивидуальны. То, что обязательно для одного, находится в конце списка приоритетов другого. Тем, кто обращается к подобному ПО впервые, бывает сложно ориентироваться во всех его возможностях. Как правило, существует некий базовый функционал, которым обладают все уважающие себя системы учета:
  • разделение отработанного времени на продуктивное и непродуктивное;
  • отчет об использовании программ и веб-сайтов каждым сотрудником;
  • информирование о нарушениях норм (опоздания, прогулы, ранние уходы);
  • формирование табеля с количеством отработанных часов.
 5) Можно ли обмануть систему и нарушить корректность собранной статистики?

Опасение понятно, но сегодня практически все разработчики систем учета рабочего времени гарантируют достоверность данных мониторинга. Пользователь, на рабочей машине которого действует такое ИТ-решение, без прав администратора не может отключить агента сбора статистики. Сотрудники самостоятельно вводят в систему информацию о том, чем занимались в тот или иной период времени вне работы за ПК: совещание, оформление документации, планерка и т.д. Как показывает опыт, не все добросовестно сообщают о своей занятости: кто-то может элементарно забыть, а кто-то намеренно ввести в заблуждение. Однако анализ даст итоговый расклад. 

Система учета рабочего времени – лишь инструмент: интересы сотрудников и руководителей в ее использовании прозрачны. Коронавирус, самоизоляция – все это стало нашей обыденностью и изменило бизнес безвозвратно. И чем быстрее компания перестроится на «цифру» и внедрит ее в свою работу, тем проще ей будет развиваться в дальнейшем.

Александр Бочкин, генеральный директор, «Инфомаксимум»
Поделиться:
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!