• Новости
• Блоги
• Аналитика
• Новости компаний
• В СНГ и в мире
• Анонсы

Облачные решения для коллаборации и удаленной работы: как повысить эффективность команд

Облачные сервисы — настоящее спасение для компаний, которые хотят работать гибко, быстро и современно. Благодаря облачным решениям сотрудники могут общаться друг с другом из любой точки мира и при этом не терять ни в скорости, ни в качестве работы.

Совместная работа над документами и проектами

Одно из важных преимуществ облачных платформ — возможность коллективной работы в режиме реального времени. Больше не нужно пересылать десятки версий одного файла по почте: все документы, таблицы и презентации лежат в облаке, а команда редактирует их одновременно. Сервисов, позволяющих не только работать с документами, но и хранить их, отслеживать изменения, комментировать и вести задачи в едином пространстве, очень много.

Кроме того, такие платформы предоставляют историю изменений каждого документа, доступ по ролям и возможности быстрого поиска необходимой информации. Все это существенно экономит время и минимизирует риски потери данных. Например, благодаря функционалу во многих российских сервисах члены команды могут параллельно редактировать документ, оставлять комментарии и получать уведомления о внесенных изменениях.

Видеоконференции и командное общение

Ни одна распределенная команда не сможет работать эффективно без качественного общения. Здесь на помощь приходят облачные инструменты для видеоконференций и корпоративных чатов, например: Zoom, VK Work Space Video Meetings, «Телемост» и другие популярные решения. Эти инструменты позволяют мгновенно собирать всю команду на видеозвонок, обсуждать задачи, проводить мозговые штурмы или организовывать виртуальные мероприятия.

Современные сервисы обеспечивают видеозапись встреч, демонстрацию экранов, разделение участников на группы («комнатки») для обсуждения отдельных вопросов, подключение сервисов ИИ для анализа и формирования резюме встреч или транскодирование и многое другое. Это позволяет создать ощущение присутствия даже при удаленном взаимодействии. Помимо видеосвязи многие сервисы включают чат-функционал, который поддерживает оперативное обсуждение рабочих моментов, передачу файлов и организацию задач прямо внутри рабочего пространства.

Безопасность в облаке: как защитить команду и данные

При работе с облачными сервисами особое внимание уделяется информационной безопасности. Современные платформы обеспечивают защиту конфиденциальных данных с помощью технологий шифрования, многоуровневой аутентификации и автоматического резервирования. Однако ответственность за сохранность данных также лежит на сотрудниках и руководстве компании.

Как обеспечить безопасность?

• Включите обязательную двухфакторную аутентификацию для всех пользователей.
• Используйте надежные и уникальные пароли, периодически меняйте их.
• Регулярно проверяйте обновления программного обеспечения и устанавливайте новые версии приложений.
• Ограничьте доступ к важным документам и проектам, предоставляя права строго по мере необходимости.
• Проведите обучение сотрудников правилам цифровой гигиены и защите личной информации.

Также важно своевременно отключать доступ уволенных сотрудников и контролировать наличие устаревших аккаунтов, чтобы минимизировать потенциальные угрозы утечки данных.

Лучшие практики организации удаленной работы в облаке

Для достижения максимальной эффективности удаленной работы крайне важно внедрение правильных практик взаимодействия между сотрудниками. Вот несколько ключевых подходов:

Четкая коммуникационная стратегия. Определите, где будут проходить обсуждения рабочих вопросов, какой канал используют для срочных сообщений, а какой — для долгосрочного планирования. Пропишите правила коммуникации: сроки реакции на запросы, регулярность собраний и порядок фиксации решений.

Единое хранилище документов и задач. Организация единого пространства для хранения файлов и ведения проектов позволит избежать путаницы и потери важных данных. Все участники проекта смогут легко находить необходимую информацию и иметь прозрачный доступ ко всему рабочему процессу.

Онлайн-встречи и ретроспективы. Регулярные встречи в режиме видеоконференции позволяют поддерживать связь между членами команды, планировать дальнейшую деятельность и оценивать достигнутые результаты. Проводите регулярные ретроспективы, чтобы анализировать прошлые успехи и выявлять слабые места.

Использование систем управления проектами. Использование специализированных систем для управления проектами облегчает распределение задач, контроль сроков исполнения и оценку прогресса. Такой подход обеспечивает наглядность действий каждого сотрудника и повышает общую продуктивность команды.

Прозрачность процессов. Все важные документы и решения должны быть доступны каждому члену команды. Прозрачные процессы способствуют повышению доверия среди коллег и облегчают координацию действий.

Цифровая гигиена. Не забывайте регулярно проверять состояние цифровых ресурсов вашей компании: убедитесь, что используемые пароли достаточно сложны, антивирусные программы работают исправно, а доступы предоставлены исключительно необходимым сотрудникам.

Облачные технологии открывают перед компаниями перспективы для повышения производительности и улучшения качества работы распределенных команд. Правильный выбор инструментов, продуманная организация процессов и соблюдение мер безопасности сделают вашу компанию успешной вне зависимости от местоположения ее сотрудников. Главное — подходить к этому осознанно и внимательно относиться к деталям. Тогда ваша команда сможет достичь новых высот независимо от расстояний, разделяющих ее участников. 

Сергей Сженов, директор департамента развития продуктов, EdgeЦентр